Как провести онлайн-конференцию: пошаговый план | EdMarket

Нужные советы компаниям, которые впервые организовывают деловую конференцию или семинар

Если продукт предназначен для узкой целевой аудитории, достучаться до которой сложно и дорого, для его продвижения можно провести специализированную конференцию или семинар с потенциальными заказчиками. Как это сделать, рассказывает маркетолог Олеся Герасименок.

Фото со страницы Цикла международных бизнес-конференций «Топ-менеджмент» на Фейсбук

– Конференция как метод продвижения услуг или продуктов компании является не только прекрасным маркетинговым инструментом. Она позволяет мобилизовать интеллектуальные силы вашей команды. Чтобы быть в форме, сотрудникам надо иногда выходить из зоны комфорта и пробовать себя в иных рабочих ситуациях.

Организация конференции

Впечатление от качественных докладов должно подкрепляться спокойным сервисом и отличной организацией. Залог успешного планирования – подробное продумывание каждого элемента:

• как о конференции узнает аудитория;
• как участники доберутся до места проведения;
• где припарковать транспорт;
• как происходит выдача бейджей;
• как будет осуществляться рассадка;
• как организовать питание.

Не спешите с этапом планирования и подготовки. Распишите все составляющие. Укажите зоны риска, составьте тайминг работ, обозначьте точки контроля. Конечно, в масштабных проектах желательно участие специалиста с опытом проведения мероприятий или профессионального консультанта. Но если подготовку конференции курирует сотрудник без достаточных знаний, рекомендую следующее.

Фото с сайта whereminsk.by

Приглашения на конференцию. В письме необходимо подробно описать тематику, поднимаемые вопросы. Указать время и темы докладов, ФИО докладчиков. В приглашении конкретизируйте информацию о целевой аудитории (бухгалтерия, отдел снабжения, технический отдел).

Если приглашаемые организации – государственные, рекомендую оформлять приглашения на фирменных бланках вашей компании, с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции и отправкой заказными письмами. Это позволит увеличить процент попадания писем адресатам.

После отправки приглашений обязательно обзвоните организации для подтверждения участия. Повторный звонок необходимо сделать накануне конференции, согласно составленному списку участников.

Анонс конференции в СМИ. Поможет собрать большее количество участников, повысить значимость для тех, кто еще не определился с ее посещением.

Информация о проведенной конференции – ваша реклама с важным информационным поводом. Качественное освещение может быть соизмеримо по цене с затратами на саму конференцию. Таким образом, ищите оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Помните, что вы не только информируете о проведенном мероприятии, но и делаете PR компании как лидера отрасли и создателя трендов.

Тайминг. Оптимальная продолжительность доклада – 30-40 минут (но не более часа). За это время можно раскрыть тему, удержать внимание аудитории, а также не «перегрузить» ее потоком информации.

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т.д.

Раздаточные материалы. Для участников конференции необходимо подготовить пакет материалов, которые должны содержать информацию об организации. Помните, что перед вами – целевая аудитория. Поэтому обеспечьте участников материалами, которые можно забрать и использовать после конференции. Кроме того, каталоги будут переданы другим заинтересованным сотрудникам или отделам, не участвующим в конференции.

В качестве раздаточных материалов обычно готовятся и канцелярские принадлежности: блокнот или бумага для записей, ручки с логотипом, фирменный пакет или папка.

Питание и кофе-паузы. На этапе поиска помещения для конференции обращайте внимание, обеспечивает ли арендодатель питание и обслуживание. Если нет, эти услуги можно будет заказать у кейтеринговых компаний.

В зависимости от продолжительности на конференции может быть разное количество перерывов. Рекомендуется делать паузы через каждые 3 часа докладов. Если мероприятие раннее или участниками являются гости из других городов/стран, первый кофе-брейк может быть запланирован во время их регистрации. Предложите гостям крепкий кофе/чай с легкими закусками.

Вот время обеда происходят знакомства участников, обмен мнениями. Столы должны быть сервированы заранее. Обеспечьте быстрое и ненавязчивое обслуживание.

Если доклады продолжатся и после обеда, закончить мероприятие можно дружеским ужином. Это позволит позитивно завершить мероприятие, ответить на персональные вопросы участников, а возможно и обсудить новый заказ.

Поиск места

По наблюдениям «Про бизнес.», если рассматривать популярный вариант проведения мероприятий в отелях, то стоимость аренды конференц-залов в них может быть разная. В зависимости от формы расстановки столов и стульев («Стандарт», «Театр», «Класс», «П-форма»), один и тот же зал может вмещать разное количество участников. Вот информация с сайтов двух отелей Минска:

Скриншот с сайта hoteleurope.by Скриншот с сайта hotelplaneta.by

Обычно при аренде зала в ресторане обязательно заказывать и питание участников. На сайте гостиницы «Планета» указаны вот такие расценки на одного гостя:

• Кофе-брейк: $ 7;
• Обед: $ 16 (без учета спиртных напитков);
• Ужин: $ 20 (без учета спиртных напитков).

Стоимость аренды конференц-зала в пригороде Минска, по данным сайта arendazala.by:

Скриншот с сайта arendazala.by

Еще несколько мест, где можно арендовать помещения для конференции или семинара:

• Площадки для коворкинга.
• Учебные заведения.
• Бизнес-центры.
• Спортивные комплексы.
• Торгово-развлекательные центры.

Общий бюджет

– При сохранении описанного плана проведения конференции (продолжительность – день, с обедом, ужином и кофе-паузами), численностью участников 100 человек бюджет может составить примерно $4 000-15 000 (без учета затрат на рекламную кампанию в СМИ), в зависимости от выбранного места проведения.

Сегодня целесообразность проведения конференции зависит от состояния конкретной отрасли и ожидаемой эффективности. Я рекомендую не отказываться от подобного рода мероприятий. В кризисные времена, как известно, наблюдается не только спад экономической активности – в них заложен и потенциал для развития. Кризис дает возможность занять лидирующие позиции среди конкурентов при качественном маркетинге и планировании. Оптимизируйте план конференции и, соответственно, бюджет. Его сокращение не стоит рассматривать как автоматическое ухудшение качества мероприятия. Вариант снижения стоимости:

• нестандартное место проведения (например, пригород);
• изменение продолжительности;
• обсуждение стоимости аренды зала с арендодателями (в условиях кризиса спрос на предоставление услуг падает, поэтому возможны скидки).

Оценка эффективности

Эффективность проведения конференции отследить достаточно легко. Есть очевидные результаты – количество поступивших заказов от участников. Однако есть результаты и неочевидные. Они выражаются в последующем привлечении новых лояльных клиентов.

Маркетолог ООО «Центр грузоподъемного оборудования».

Опыт работы 10 лет в областях маркетинг, трейд-маркетинг, BTL.

Опыт создания фирменного стиля и построения маркетинга организации «с нуля».

Как провести онлайн-конференцию: пошаговый план

Прежде чем спрашивать «Как?», давайте разберемся с вопросом «Зачем?». Подготовка любой конференции в офлайн- или онлайн-формате — это реалити-шоу, участники которого жонглируют десятками срочных задач. Трюки выполняются без страховки. Это 2-3 месяца напряженной работы, множество согласований, работа с экспертами, которые норовят прислать презентацию в последний момент или забыть выйти в эфир. Если вы когда-нибудь организовывали вебинар, вы знаете, как сложно иногда договориться с экспертом, проработать программу, проверить качество связи и провести вебинар без косяков. А теперь представьте, что вам нужно организовать работу не одного, а 10-15 экспертов.

Почему же при всех описанных минусах онлайн-конференция становится одним из наиболее популярных форматов на рынке EdTech? Потому что у этого формата есть немало плюсов.

Запустите собственный проект во время обучения на курсе « Руководитель онлайн-школы »

Преимущества онлайн-конференции:

• из всех лидогенерирующих мероприятий конференция обеспечивает самую высокую конверсию из трафика в регистрацию. Даже при «холодном» трафике конверсия составляет около 17%, а если у вас есть «прогретая» аудитория, может в среднем достигать 45-50%. Мы на своей базе однажды наблюдали конверсию до 80%.
• конверсия онлайн-конференции из регистраций в количество участников также выше, чем, например, у вебинара.

Почему так происходит? Во-первых , программа конференции шире, чем программа вебинара. Вы предоставляете клиенту выбор, и шанс, что он нажмет кнопку «Зарегистрироваться» становится выше, потому что ему обязательно приглянется хотя бы одна из множества тем. Или же его заинтересует спикер.

Во-вторых , конференция обладает более широкими временными рамками. Если слушатель не сможет присутствовать на всех докладах, то почти наверняка выкроит полчаса на самый интересный.

В-третьих , конференция всегда воспринимается как нечто более масштабное, чем вебинар, и это играет вам на руку.

Итак, конференция потребует максимума ваших сил, но даст отличную конверсию как из трафика в заявку, так и из заявки в покупку.

В этой статье я хочу поделиться собственным опытом проведения конференций. Надеюсь, он будет для вас полезен.

Немного цифр. 21-22 февраля мы провели бесплатную онлайн-конференцию EdMarket Skills Puzzle и получили:

• 15 записей выступлений опытных экспертов рынка онлайн-образования (первый день конференции)
• 8 презентаций различных платформ для онлайн-школ (второй день конференции)
• 3660 регистраций
• более 1500 очных участников
• более 100 положительных отзывов
• 17 регистраций на платные продукты сразу после конференции и более 20 регистраций после обзвона менеджерами в течение первой недели

Кроме того, мы получили отличные отзывы, интерес к проекту и массу контента, который будем использовать и дальше.

Что нужно сделать организатору онлайн-конференции

Лучше всего начинать подготовку за два месяца до события. Тогда у вас будет время на проработку всех этапов. Итак, вот какие шаги приведут вас к успеху:

За 2 месяца до конференции

1)Продумайте тему и программу онлайн-конференции

Учтите, что конференция — это не совокупность не связанных между собой докладов. Рассматривайте ее скорее как мини-курс, которому нужна образовательная стратегия и четкая логика изложения материала. В этом случае слушатели будут мотивированы провести на мероприятии как можно больше времени.

2) Найдите спикеров, которые будут интересны вашей аудитории

Учтите, что это не обязательно должны быть эксперты-звезды с заоблачными тарифами за выступление. Например, мы в EdMarket не платим спикерам за выступление на наших мероприятиях. Вместо этого:

• мы предлагаем выступить перед большой лояльной аудиторией
• они могут сделать специальное предложение для участников конференции и таким образом прорекламировать себя и свой проект.

3) Запустите лендинг, на котором будете собирать регистрации

Важный совет: размещая на лендинге фото спикера, используйте только согласованные с ним изображения и тексты. Фотографии, которые вы нашли в сети, не подойдут.

4) Разместите первую информацию о конференции в соцсетях и рассылках

Позаботьтесь, чтобы в приветственном письме после регистрации человек получал небольшую анкету с вопросами о его ожиданиях от конференции. Так вы сможете подготовить контент под запросы аудитории.

5) Составьте диаграмму и календарный план, в которых отмечены этапы подготовки и указаны ответственные за те или иные задачи

Учим запускать успешные образовательные проекты на курсе « Руководитель онлайн-школы »

За месяц до конференции

6) Найдите партнеров для конференции

Партнеры — это источник «теплого» и при этом бесплатного трафика. Не пренебрегайте этим каналом. Работая с партнерами:

• ищите компании, с которыми вы работаете на одном рынке, но при этом ваши интересы не пересекаются. Например, у вас нет похожих или близких продуктов.
• договаривайтесь на серию рассылок о вашем мероприятии (3-4 письма)
• создайте документ, куда будете заносить график рассылок у партнеров и договоренности. Обязательно фиксируйте обязательства перед партнерами, чтобы потом не краснеть за свою забывчивость.

7) Разработайте и отправьте спикерам шаблоны презентаций для выступлений

Обсудите тему выступлений, тайминг и план. И позаботьтесь о том, чтобы все презентации были выполнены в едином фирменном стиле и включали ваше брендирование.

Вместе с шаблоном презентации подготовьте письмо, в котором расскажите о цели конференции, формате, тайминге, аудитории. Вложите в это письмо максимум информации, которая поможет спикеру качественно подготовиться к докладу.

8) Выберите платформу для онлайн-конференции

Обратите внимание, что идеально стабильных платформ не бывает. Произойти может все, что угодно. Поэтому не жалейте времени на тесты, проследите, чтобы техническая поддержка платформы была всегда на связи. И продумайте план Б на тот случай, если что-то пойдет не так.

9) Запустите рекламные кампании и начните активный сбор лидов

Чем ближе дата старта, тем активнее участники регистрируются на конференцию, однако это не значит, что можно запустить рекламную кампанию за неделю до события и получить результат. Как правило, все рекламные каналы начинают работать на полную мощность недели через две после запуска кампании. Вам понадобится время, чтобы раскрутить маховик.

За две недели до конференции

10) Начните собирать презентации со спикеров

И будьте готовы, что часть докладчиков захотят прислать вам презентации за пять минут до выступления. Не допускайте такой ситуации, потому что:

• вам нужно проверить качество контента и убедиться, что спикер не потратит половину доклада на самопрезентацию
• вы вряд ли успеете без косяков загрузить презентацию на платформу за пять минут до старта.

11) Продумайте игровые механики, которыми вы будете развлекать слушателей во время конференции

Чем больше времени человек проведет на конференции, тем более «теплым» он будет. Поэтому продумайте игры и конкурсы, которые станут дополнительной мотивацией участвовать в событии.

Например, для Skills Puzzle мы решили обыграть название и придумали игру с пазлами: в каждой презентации на случайной странице мы разместили пазл с одной буквой. Задача была — собрать их все, составить из букв код и прислать во время розыгрыша. Из тех, кто справился с задачей, мы с помощью генератора случайных чисел выбрали победителей и подарили им доступ к одной из программ EdMarket.

12) Продолжайте « греть » аудиторию рассылками с полезным контентом .

Люди, которые зарегистрировались за месяц до события, могут забыть о нем, если не напоминать о конференции и не приносить дополнительную пользу (подойдут видеоролики, полезные статьи, чеклисты, советы).

Запустите собственный онлайн-курс до конца обучения на курсе « Руководитель онлайн-школы »

За день до конференции

Проверьте, все ли у вас готово для проведения конференции. Лучше для этого составить чеклист. Например, такой:

• получить от спикеров подтверждение времени их выступления
• договориться о проверке связи и собрать контакты для экстренной связи
• подготовить промежуточные слайды (приветствие, рассказ о вас, правила конференции, спецпредложения и короткий рассказ о вашем продукте)
• подготовить серию писем для дня конференции (напомнить о событии за час, за 10 минут, а также прислать оповещение после окончания обеда)
• распределить роли в команде (кто будет модератором, кто сможет бросать полезные ссылки в чат)
• если вы работаете со спецпредложениями партнеров, проверить готовность виртуальной доски , на которой вы их размещаете
• сделать форму для отзывов , которые вы будете собирать у участников конференции
• продумать канал связи с командой конференции, чтобы оперативно реагировать на форс-мажоры.

В день конференции

• Начинайте вовремя.
• Создавайте атмосферу (шутите, будьте приветливы, включите приятную музыку в начале встречи и в перерывах между докладами спикеров). Позаботьтесь о слушателях: в перерывах предложите им сделать разминку, выпить воды, чтобы поддержать хорошее самочувствие и бодрый настрой
• В случае необходимости помогайте спикерам отвечать на вопросы. Собирайте вопросы из чата. Если какие-то из них останутся без ответа, постарайтесь задать вопросы спикеру после конференции и выложить ответ в соцсетях.
• В конце конференции попросите слушателей заполнить развернутую форму обратной связи, а также оставить отзывы о мероприятии в соцсетях, используя придуманный вами хэштэг
• Отправляйте слушателей в ваши группы в соцсетях

Форс-мажоры

Конференции, где все идет по плану, спикеры выступают точно по таймингу, и качество звука идеально, случаются редко. Наша задача — подготовиться заранее к возможных форс-мажорам и сделать все, чтобы их не допустить. Вот несколько советов:

• Протестируйте качество связи со спикерами , как минимум за несколько часов до начала конференции. Обязательно из того же помещения и с тем же оборудованием, с которым они собираются работать во время выступления.
• Договоритесь со спикерами о каналах экстренной связи . У вас должен быть телефон или аккаунт в мессенджере (и желательно не один), куда вы будете звонить или писать, если что-то пойдет не так.
• Продумайте, что вы будете делать и говорить в случае непредвиденных ситуаций (помехи со связью, спикер опаздывает и т.д.).
• Не паникуйте, если люди пишут в чате конференции, что им не видно или не слышно спикера . Прежде всего выясните, насколько масштабна проблема. Если трудности возникли у 2-3 человек, посоветуйте им обновить страницу, а если это не поможет, перейдите в личные сообщения, чтобы подключить техподдержку.
• В начале конференции четко и понятно объясните правила поведения . Расскажите, за что участникам может грозить бан (рекламные вбросы, неуважение к другим слушателям или спикерам).

После конференции

После конференции вам захочется выдохнуть с облегчением и почувствовать себя выжившим героем, но пока не время расслабляться. Используйте по максимуму потенциал события, чтобы ваши усилия были не напрасны.

• Поблагодарите всех, кто был причастен к событию: команду, партнеров, спикеров.
• Отправьте участникам полезные материалы конференции: видео докладов, презентации спикеров, саммари выступлений.
• Сегментируйте базу на участников/неучастников конференции и «дожмите» потенциальных покупателей продающими рассылками и звонками отдела продаж
• Соберите отзывы о конференции в соцсетях и используйте их в ваших рекламных кампаниях
• Используйте контент, который вы получили на конференции. Вы можете упаковать его в виде серии статей, белой книги, серии роликов для вашего youtube-канала.

Финансовый вопрос

Записи конференции стоит продавать или делиться знаниями нужно даром? И то, и другое решение имеют свои преимущества. Если вы планируете использовать доклады конференции как лид-магниты и контент для ваших рассылок, блога и коммуникаций с аудиторией, то можно предложить записи бесплатно — вы сможете заработать, продавая платные продукты.

Если же вы хотите отбить вложения на организацию конференции, можно подавать записи выступлений. Средняя стоимость подобного материала обычно колеблется от 1500 до 5000 руб. Учтите, что записи купят примерно 5% участников конференции.

Надеюсь, советы помогут вам провести онлайн-конференцию на высоком уровне и получить результаты. Помните, что залог успеха — это качественный контент, интересные спикеры, тщательная подготовка. И… готовность ко всему. Лояльные участники конференции, довольные уровнем организации и качеством выступлений, — это ваши «теплые» клиенты, которые готовы платить вам за образовательные продукты.

Что еще почитать?

Тест-драйв курса «Система: запуск и продюсирование онлайн-курсов»!

Регистрируйтесь и пройдите урок бесплатно. Посмотрите, как устроен курс «изнутри», и примите взвешенное решение

18 отличных советов по организации конференций

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?

— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.

— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.

— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.

— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:

Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.

— Брайан Салливан (Big Design)

7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:

Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:

Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.

И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:

В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).

Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.

Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов

— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)

Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.

Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.

— Кристиан Манзелла (Giant)

Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.

Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.

— Ева Каниасти (UXPA Boston)

11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.

— Донна Спенсер (UX Australia)

— Энди Бад (UX London)

Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.

Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.

— Брэд Смит (WebVisions)

Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.

— Энди Бадд (UX London)

Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.

Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.

Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.

— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)

Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.

— Энди Бад (UX London)

Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.

— Джеффри Зельдман (An Event Apart)

Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?

— Кевин Хоффман (IA-Summit)

14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.

Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…

Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Другие же рекомендуют личные опросы.

Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

Не забудьте опросить и докладчиков:

Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.

— Арии Стайлс (Environments for Humans)

16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.

— Ари Стайлс (Environments for Humans)

17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.

На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.

— Кристофер Шмит (Environments for Humans)

18: Не забудьте поблагодарить

Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.

— Бренда Сандерсон (Interaction)

И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.

Источник https://probusiness.io/experience/450-nuzhnye-sovety-kompaniyam-kotorye-vpervye-organizovyvayut-delovuyu-konferenciyu-ili-seminar.html

Источник https://edmarket.ru/blog/how-to-organize-online-conference

Источник https://habr.com/ru/post/285780/