Построение и регламентация бизнес-процессов для производственного планирования — NovaInfo 54
Бизнес процессы для планового отдела
РАЗРАБОТКА МОДЕЛЕЙ ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ПЛАНИРОВАНИЕ И МОНИТОРИНГ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАКАЗА В ПЛАНОВО – ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ОТДЕЛЕ»
Новикова Татьяна Борисовна 1 , Гусева Татьяна Федоровна 2 , Вахрушев Владислав Игоревич 3 , Седнева Дарья Александровна 4 , Климов Павел Андреевич 5 , Иванченко Александр Евгеньевич 6 , Игнатова Татьяна Андреевна 7 , Сорокина Виктория Александровна 8
1 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», кандидат педагогических наук, доцент кафедры прикладной информатики
2 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студентка группы ФИПИб-13 института Энергетики и Автоматизированных Систем
3 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студент группы ФИПИб-13 института Энергетики и Автоматизированных Систем
4 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студентка группы ФИПИб-13 института Энергетики и Автоматизированных Систем
5 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студент группы ФИПИб-13 института Энергетики и Автоматизированных Систем
6 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студент группы ФТПОб-13 института Строительства, Архитектуры и Искусства
7 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студентка группы ССп-14 института Строительства, Архитектуры и Искусства
8 ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова», студентка группы ФИБИб-13 института Энергетики и Автоматизированных Систем
Аннотация
В статье рассматривается бизнес-процесс «Планирование и мониторинг выполнения заказа в планово – производственном отделе». Приведены модели различного характера для более углубленного изучения бизнес-процесса, проанализированы «узкие места» этой области и предложено решение по их устранению.
DEVELOPMENT OF MODELS DESCRIBING THE BUSINESS PROCESS «PLANNING AND MONITORING THE EXECUTION OF THE ORDER IN THE PRODUCTION PLANNING DEPARTMENT»
Novikova Tatyana Borisovna 1 , Guseva Tatyana Fedorovna 2 , Vakhrushev Vladislav Igorevich 3 , Sedneva Darya Aleksandrovna 4 , Klimov Pavel Andreyevich 5 , Ivanchenko Aleksandr Yevgenyevich 6 , Ignatova Tatyana Andreyevna 7 , Sorokina Viktoriya Aleksandrovna 8
1 Nosov Magnitogorsk State Technical University, candidate of pedagogical sciences, associate professor of applied informatics
2 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIPIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
3 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIPIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
4 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIPIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
5 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIPIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
6 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIPIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
7 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of SSp-14 Institute of Construction, Architecture and Art
8 Nosov Magnitogorsk State Technical University, student of FIBIb-13 group of institute of Power and the Automated Systems
Abstract
The article deals with the business process «Planning and monitoring of the implementation of the order in the order in the planning — production department.» The models of different nature for a more in-depth study of the business process, analyze «bottlenecks» in the area and propose solutions to address them.
Библиографическая ссылка на статью:
Новикова Т.Б., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А., Сорокина В.А. Разработка моделей описания бизнес-процесса «Планирование и мониторинг выполнения заказа в планово – производственном отделе» // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2015/12/60696 (дата обращения: 03.06.2022).
Рабочая область моделирования – планово – производственный отдел.
Цель, функции и задачи предметной области
Основная цель деятельности ППО: планирование и контроль деятельности предприятия, способствующие наиболее рациональному и эффективному использованию всех видов ресурсов в процессе деятельности предприятия [1, 2, 3, 4, 5].
Основные функции ППО:
— экономический анализ по договорам, объемам работ;
— разработка планов производства на месяц, квартал, год;
— разработка планов реализации ГП, планов закупок и подачи материалов;
— доведение плановых заданий до производственных цехов;
— предоставление графиков выпуска ГП;
— контроль выполнения планов;
— анализ работы предприятия по всем экономическим показателям и выявление имеющихся резервов;
— ведение статистического учета;
— составление и ведение плановой документации по деятельности предприятия (отчеты по выполнению предприятием планов).
Задачами ППО являются:
— формирование единой экономической политики организации по результатам экономического анализа состояния и тенденций развития отрасли [6];
— совершенствование программы планирования расходов на осуществление деятельности компании;
— формирование и определение экономической направленности развития компании с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим факторам;
— выявление убыточной продукции, разработка мер по снятию данной продукции с производства [7, 8];
— организация исследований для определения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответствующих мероприятий на основе полученных результатов;
— подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития организации;
— статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы организации, систематизация статистических материалов [9, 10, 11];
— подготовка экономико-статистической отчетности в установленные сроки;
— разработка и доведение до структурных подразделений организации прогнозируемых объемов производства продукции в соответствии с объемами финансирования;
— разработка рекомендаций, нормативно-инструктивной документации по вопросам экономики, ценовой политики, совершенствования статистической отчетности [12, 13, 14];
— организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров по повышению квалификации работников финансово-кономических подразделений организации.
Описание рабочей области моделирования
В ППО выполняются следующие основные операции: составление лимитно- заборной карты, разработка спецификаций и технологий на ГП, планирование деятельности организации, а именно: разработка планов закупок и подачи материалов, планов производства на месяц, квартал, год, планов реализации ГП; контроль выполнения планов, анализ работы предприятия по всем экономическим показателям и выявление имеющихся резервов, ведение статистического учета, составление и ведение плановой документации по деятельности предприятия, учет сырья и материалов [15, 16, 17].
Руководитель предприятия утверждает список должностных лиц, ответственных за качество экономического планирования, контроль выполнения планов, руководство и проведение комплексного экономического анализа всех видов деятельности предприятия, разработку унифицированной документации и экономических стандартов, (начальник планово-экономического отдела, зам. начальника планово-экономического отдела, ведущий экономист по планированию, экономисты первой и второй категории, диспетчер).
На ООО «Mebele_life» поступление заказов в организацию контролирует отдел сбыта ГП. Из отдела сбыта в ППО поступают оформленные заказы, которые обрабатываются менеджером. Далее, экономист первой категории оформляет запрос о наличии материалов на складе СиМ. После получения положительного ответа на запрос составляется лимитно – заборная карта и разрабатываются спецификации и технологии на ГП, в противном случае, заказ отсылается в отдел сбыта ГП для согласования с заказчиком. Лимитно – заборная карта представляет собой карту с записями о количестве и дате отпущенного в цех сырья и материалов из установленного лимита. Из ППО она передается на склад СиМ. Спецификации и технологии на ГП – бумажный документ, содержащий перечень критериев, которым должно соответствовать изделие и технологии, с помощью которых оно изготавливается [18, 19, 20]. Разработанные спецификации и технологии отправляются в отдел сбыта для утверждения и согласования с заказчиком, исправления, уже утвержденные спецификации отправляются обратно в ППО.
В ППО разрабатываются:
- План закупок СиМ – документ, составляется на основе финансово-экономических показателей, сроком на один год и уточняются ежеквартально. После составления план передается в отдел закупок (материального снабжения).
- План подачи СиМ – документ, содержащий сроки подачи СиМ в цех. Разработанный план передается в отдел закупок (материального снабжения).
- Планы – графики отгрузки ГП – содержат даты поставки ГП клиентам, разрабатываются на короткие периоды времени (декада или неделя). Разработанный план передается в отдел сбыта ГП.
- План реализации ГП – бумажный документ, в котором устанавливаются объем и структура поставок выпускаемой продукции, планируемая сумма выручки и прибыли от реализации продукции, составляется на месяц, квартал, год. План реализации определяет финансовый результат по отгрузке продукции [21, 22, 23].
Планирование производства осуществляется на следующих принципах:
- безубыточной деятельности компании;
- качественного, максимально быстрого и точного выполнения заявок клиентов.
Для существования и осуществления своих целей компания должно иметь необходимые для этого ресурсы: финансовые, материальные, трудовые. Для планирования трудовых ресурсов ППО формирует запрос о плановой и фактической численности рабочих в службу управления персоналом. После получения ответа в ППО составляется календарный график [24, 25, 26,27, 28].
Для составления планов производства составляются ежедневные планы:
- Наряды производственным рабочим –документ, выдаваемый рабочим на выполнение отдельных работ, составляется на основании технических производственных норм, включает в себя объем работ, срок и стоимость подлежащих выполнению работ, причитающуюся сумму заработной платы, оценку качества работы.
- Сменно – суточные задания – бумажный документ, содержащий объем работ, необходимых для выполнения работ за одну производственную смену, хранение в специальной папке.
В ООО «Мебель_life» в зависимости от периода планирования установлены три вида планов производства:
- План производства ГП на год– план в долгосрочной перспективе.
- План производства ГП на квартал — среднесрочный план производства (реализации) на квартал, ориентированный на детализацию и уточнение годового плана.
- План производства ГП на месяц – план, ориентированный на выполнение заказов (заявок) поставок ГП клиентов компаниив необходимом количестве с минимальными совокупными затратами.
План производства — определяет производственный процесс компании, по нему определяется потребность в сырье, комплектующих, ингредиентах для производства.
Планы составляются ведущим экономистом по планированию.Начальник финансово-экономического отдела предоставляет проект плана производства исполнительному директору, финансовому директору, начальнику отдела снабжения, начальнику производства для ознакомления и подготовки информации к плановому совещанию по согласованию данного документа.
Указанные выше лица коллегиально рассматривают представленный проект плана производства. В него вносятся изменения (при необходимости) исходя из следующих показателей:
- ритмичность производства;
- сокращение времени на переналадку оборудования;
- возможность своевременного обеспечения производства необходимыми комплектующими;
- остатки комплектующих,;
- кредитный план;
- информация о незавершенном производстве;
- информация о спросе на выпускаемую продукцию;
- финансовый план;
- информация о состоянии рынка товаров.
План производства ГП согласуется на совещании. По результатам рассмотрения проекта плана производства ГП начальник ППО вносит в план необходимые изменения.
План подписывается ответственными исполнителями: финансовым директором, начальником ППО, начальником отдела снабжения, начальником производства и утверждается исполнительным директором.
Оригиналы подписанных планов хранятся в ППО, ответственный за сохранность планов — начальник ППО.
Необходимые изменения плана производства готовой продукции в течение текущего месяца инициируются начальником ППО, отделом снабжения, начальником производства в виде служебной записки на имя исполнительного директора. В представленной служебной записке указываются изменения (уменьшение/увеличение, перенос, отказ) и причины изменения.
Отсканированная служебная записка, согласованная и подписанная исполнительным директором, рассылается заместителем финансового директора всем ответственным исполнителям: исполнительному директору, финансовому директору, начальнику отдела снабжения, начальнику производства.
По истечении месяца начальник ППО составляет справку с план-фактным анализом выполнения плана производства с уточнением причин отклонения фактических данных от плановых по каждой позиции. Все изменения должны быть сопровождены служебными записками, которые хранятся вместе с оригиналом плана производства.
План производства ГП составляется исходя из следующих данных:
- заявок от покупателей на производство от покупателей;
- остатков готовой продукции на складе предприятия;
- ежедневного плана производства предприятия (сменно-суточных заданий, нарядов рабочим);
- остатков ГП на складе.
Утвержденные планы производства отсылаются в другие подразделения компании: в цех, отдел маркетинга, бухгалтерию, в финансовый отдел, в технический отдел;
Помимо планирования ППО осуществляет мониторинг выполнения заказов. В ППО из других подразделений поступают отчетные данные:
- Рапорты о выполнении сменно – суточных заданий;
- Рапорты о выполнении производственных нарядов;
- Отчет о выполнении производственного плана на месяц;
- Акты сдачи выполненных работ;
- Рапорт о чрезвычайных ситуациях;
- Информация о незавершенном производстве;
- Рапорты о выполнении обязательств по заключенным договорам;
- Акт о браке готовой продукции;
- Рекламации;
- Отчет о выполнении производственного плана на квартал;
- Отчет о выполнении производственного плана на год;
На основе отчетных данных полученных из других подразделений ведущий экономист и экономист первой категории проводят экономический анализ, после чего полученные показатели сравниваются с показателями предыдущего анализа.
На основе отчетных данных полученных из других подразделений и показателей проведенного экономического анализа составляется сводная отчетность, которая отсылается в бухгалтерию.
Можно выделить следующие документы, поступающие в ППО из других подразделений:
- Оформленный заказ – из отдела сбыта ГП;
- Типовые технологические маршруты и структуры изделий– из технического отдела;
- Заключения о конструкторских и технологических изменениях по изделиям– из технического отдела;
- Ответ на запрос сведений о наличии материалов на складе – со склада СиМ;
- Ответ на запрос о плановой и фактической численности рабочих – из службы управления персоналом;
- Расчеты потребности СиМ – из отдела снабжения;
- Утвержденные спецификации и технологии на ГП – из отдела сбыта ГП;
- Планы – графики отгрузки ГП – из отдела сбыта ГП;
- Отчет о выполнении производственного плана–из цеха;
- Рапорт о выполнении сменно – суточных заданий – из цеха;
- Акты сдачи выполненных работ – из цеха;
- Рапорт о чрезвычайных ситуациях – из цеха;
- Информация о незавершенном производстве – из цеха;
- Рапорты о выполнении обязательств по заключенным договорам – из отдела сбыта ГП;
- Акт о браке готовой продукции – из отдела технического контроля;
- Рекламации – из отдела технического контроля;
- Информация о спросе на выпускаемую продукцию – из отдела маркетинга;
- Информация о состоянии рынка товаров – из отдела маркетинга;
- Предварительные расчеты амортизационных отчислений – из бухгалтерии;
- Кредитный план – из финансового отдела;
- Финансовый план – из финансового отдела;
- Результаты финансового анализа – из финансового отдела;
Документы, передающиеся в другие подразделения:
- Запрос сведений о наличии материалов на складе – на склад СиМ;
- Запрос о плановой и фактической численности рабочих – в службу управления персоналом;
- Лимитно-заборная карта – на склад СиМ;
- Спецификации и технологии на ГП – в отдел сбыта ГП;
- План закупок СиМ – в отдел закупок;
- План подачи СиМ – в отдел закупок (материального снабжения);
- Наряды производственным рабочим – в цех;
- Сменно – суточные задания– в цех;
- План реализации ГП – в отдел сбыта ГП;
- План производства (годовой, квартальный, месячный) – в цех;
- План производства (годовой, квартальный, месячный) – в отдел маркетинга;
- План производства (годовой, квартальный, месячный) – в бухгалтерию;
- План производства (годовой, квартальный, месячный) – в финансовый отдел;
- План производства(годовой, квартальный, месячный)– в технический отдел;
- Отчет о выполнении производственного плана – в бухгалтерию;
- Выполненные заявки по рекомендациям ирекламациям потребителей– в отдел технического контроля;
В организационной диаграмме(Organizational Chart) обозначены структурные единицы ППО: бюро экономического планирования, бюро учета, бюро экономического анализа и прогноза, бюро статистики, бюро расчета и формирования планово – расчетных цен.
Рисунок 1 – Организационная диаграмма
В диаграмме потоков данных (Data Flow Diagramming ) описан весь документооборот ППО и показаны: документы, информация, сотрудники и отделы, которые участвуют в обработке информации.
Рисунок 2 – модель DFD
Рисунок 3 – Декомпозиция модели DFD
IDEF3 описывает информационные потоки, последовательность выполняемых процессов, взаимоотношения между процессами обработки информации, объекты, участвующие совместно в одном процессе.
Рисунок 4 – IDEF3
На модели eEPC процесс планирования и мониторинга рассмотрен более подробно.
Рисунок 5 – модель eEPC
Диаграмма бизнес-процессов верхнего уровня (Value-added Chain Diagram) описывает бизнес-процессы верхнего уровня, при этом информационные и материальные потоки изображаются не стрелками, а объектами.
Диаграмма информационных потоков (Information Flow Diagram) – отражает схемы потоков данных и документов между функциями бизнес- процессов ППО.
Диаграмма знаний и компетенций (Knowledge Structure Diagram) отражает знания и компетенции, которыми должны обладать сотрудники ППО.
Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: в настоящее время ППО оснащен компьютерной и оргтехникой, программное обеспечение – MS Office,операционная система – Windows 10, отсутствует АИС .
Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: сложности при работе с бумажными документами: дублирование информации в различных документах, дублирование самих документов, безвозвратная потеря некоторых документов, потеря рабочего времени на поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение и передачу документов между подразделениями, на подготовку стандартных отчетов о движении документов.
В результате проведения обследования деятельности планово – производственного анализа «узких» мест, было предложено решение по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении – внедрить в ППО корпоративную ИС.
- Глущенко Т.Б. Модель подготовки будущих учителей к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Глущенко. – Вестник Челябинского государственного педагогического университета. № 3. С. 54-61.
- Глущенко Т.Б. Повышение профессиональной квалификации преподавателей как педагогическое условие подготовки будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Глущенко. – Научные труды SWorld. Т. 14. № 1. С. 77a-79.
- Глущенко Т.Б. Структура и содержание готовности будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Глущенко. – Информатика и образование. № 2. С. 111-113.
- Соколова А.А., Новикова Т.Б. Моделирование бизнес-процесса «Ипотечная сделка купли-продажи недвижимости» с использованием методологии ARIS / А.А.
Соколова, Т.Б. Новикова. – Гуманитарные научные исследования. 2015. № 4-3 (44). С. 149-155. - Наношкин А.Г., Назарова О.Б., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е.
Моделирование бизнес-процесса «Работа букмекерской конторы в сети Интернет» /
А.Г. Наношкин, О.Б. Назарова, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова. —
Современные научные исследования и инновации. 2015. № 7-1 (51). С. 101-109. - Сафрина С.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З. Развитие технической инфраструктуры в сфере торговли спортивными товарами /
С.В. Сафрина, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. – Современные научные исследования и инновации. 2013. № 10 (30). С. 14. - Ганин М.А., Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б. Система мониторинга Zabbix /
М.А. Ганин, Л.З. Давлеткиреева, Т.Б. Новикова. – Современные научные исследования и инновации. 2012. № 12 (20). С. 9. - Назарова О.Б., Масленникова О.Е., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З.
Преемственность дисциплин кафедры по направлению «Прикладная информатика» и межпредметная координация как фактор повышения эффективности образовательного процесса / О.Б. Назарова, О.Е. Масленникова, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. —
Актуальные проблемы современной науки, техники и образования. 2015. Т. 2. № 1. С. 145-148. - Петеляк В.Е., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Агдавлетова А.М.
Data Flow Diagramming: особенности построения моделей описания управления потоками данных в организационных системах / В.Е. Петеляк, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова, М.В. Махмутова, А.М. Агдавлетова. – Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 323-327. - Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Петеляк В.Е., Масленникова О.Е., Белоусова И.Д. Описание управления бизнес-процессами предприятия на основе методологии IDEF0: трудности разработки, рекомендации по совершенствованию построения диаграмм / Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, В.Е. Петеляк, О.Е. Масленникова, И.Д. Белоусова. —
Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 318-322. - Курзаева Л.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З., Назарова О.Б., Белоусова И.Д. Совершенствование методики построения моделей событийно-управляемого процесса для постановки задач управления в социальных и экономических системах / Л.В.
Курзаева, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева, О.Б. Назарова, И.Д. Белоусова. —
Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 297-302. - Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Лактионова Ю.С., Подкользина Л.В. Управление технологической архитектурой организации на основе усовершенствованного метода Enterprise Architecture Planning / Л.З.
Давлеткиреева, Т.Б. Новикова, Л.В. Курзаева, Ю.С. Лактионова, Л.В. Подкользина. —
Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 252-256. (ВАК) - Гаврилова И.В., Новикова Т.Б., Петеляк В.Е., Назарова О.Б., Агдавлетова А.М. Совершенствование методов построения причинно-следственных диаграмм для решения задач управления в организационных системах /
И.В. Гаврилова, Т.Б. Новикова, В.Е. Петеляк, О.Б. Назарова, А.М. Агдавлетова. —
Фундаментальные исследования. 2015. № 8-2. С. 247-251. (ВАК) - Новикова Т.Б., Сумароковская Е.Ф. ИТ-решения для государственных учреждений на примере отделения пропаганды / Т.Б. Новикова, Е.Ф. Сумароковская. – Современные тенденции развития науки и производства: сборник материалов Международной научно-практической конференции : в 4-х томах. Западно-Сибирский научный центр, Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева, Международный научно-образовательный центр КузГТУ-Arena Multimedia. Кемерово, 2014. С. 105.
- Кручинская В.С., Новикова Т.Б. Необходимость поддержки и модернизации сайта / В.С. Кручинская, Т.Б. Новикова. – Актуальные проблемы современной науки в 21 веке сборник материалов 6-й международной научно-практической конференции. Махачкала, 2014. С. 39-40. Интернет-представительство в формировании имиджа образовательного учреждения // Вестник компьютерных и информационных технологий. 2010. № 9. С. 49-53. (ВАК)
- Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б. Автоматизация бизнес-процессов медицинского учреждения в рамках проекта «Электронная Россия» / О.В. Сильвестрова О.В., Т.Б. Новикова. – Современные научные исследования и инновации. 2012. № 11 (19). С. 4.
- Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З. Развитие технической инфраструктуры ЛПУ / О.В. Сильвестрова, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева. —
Современные научные исследования и инновации. 2013. № 3 (23). С. 6. - Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Новикова : диссертация на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009
- Требования к выпускной квалификационной работе студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» (методические рекомендации) / Назарова О.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Белоусова И.Д., Давлеткиреева Л.З., Попова И.В., Новикова Т.Б., Удотов А.С. // Международный журнал экспериментального образования, 2010. -№ 3. -С. 13-14
- Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения / Т.Б. Новикова : автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009
- Ягудина Р.Р., Новикова Т.Б. Бизнес-моделирование процесса «Описание деятельности кафетерия» с использованием методологии ARIS // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59309 (дата обращения: 19.11.2015).
- Комиссарова О.Р., Конькова Д.С., Матвеев В.А., Новикова Т.Б. Исследование деятельности аэропорта на примере диаграмм методологии Aris «eEPC», «MFD»
- Конькова Д.С., Новикова Т.Б., Комиссарова О.Р., Матвеев В.А., Мусин Р.Ф. Бизнес – моделирование деятельности завода по производству автомобилей с использованием диаграмм IFD, CD, MFD // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59071 (дата обращения: 12.11.2015).
- Конькова Д.С., Новикова Т.Б., Комиссарова О.Р., Матвеев В.А. Разработка диаграмм eEPC, VAD, FTA на примере описания предметной области «Ведение обращений в прокуратуру» // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59116 (дата обращения: 12.11.2015).
- Мусин Р.Ф., Пролозова Т., Конькова Д.С., Матвеев В.А., Новикова Т.Б., Курзаева Л.В. Разработка диаграммы VAD для описания бизенс-процесса приема сырья на склад // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59079 (дата обращения: 13.11.2015).
- Матвеев В.А., Конькова Д.С., Комиссарова О.Р., Новикова Т.Б., Мусин Р.Ф. Документооборот при оказании услуг перевозки груза и его графическое отображение на примере нотации eEPS // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59157 (дата обращения: 12.11.2015).
- Седнева Д.А., Климов П.А., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Румянцев Е.П., Новикова Т.Б. Описание моделей по созданию собственного бизнеса // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59171 (дата обращения: 13.11.2015)
© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.
Построение и регламентация бизнес-процессов для производственного планирования
Статья посвящена вопросам производственного планирования и регламентации бизнес процессов в современной компании. Предложен план построения бизнес-процессов для производственного планирования, сформулированы экономические выгоды от их использования.
Ключевые слова
Текст научной работы
Статья посвящена вопросам производственного планирования и регламентации бизнес процессов в современной компании. Предложен план построения бизнес-процессов для производственного планирования, сформулированы экономические выгоды от их использования.
В современном мире в условиях конкурентной среды компании вынуждены разрабатывать детально регламентированные бизнес процессы. Благодаря этому компаниям удается:
- уменьшить издержки производства;
- уменьшить количество выполняемых работ;
- устранить «узкие места» производства;
- устранить дублирующие функции подразделений;
- автоматизировать некоторые операции.
Любая производственная компания стремится удовлетворять покупательскому спросу, поддерживая или снижая запасы при сохранении относительно стабильного штата сотрудников. Это достигается путем производственного планирования, т.е. реализации процесса построения планов, основанных на определении общего уровня объемов производства и прочих мер, с целью достижения запланированных результатов продаж, в соответствии со стратегическими целями компании.
Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия и охватывает основные направления хозяйственной деятельности, такие как продажи, закупки, производство, управление денежными средствами во взаимодействии между собой.
Благодаря производственному планированию, компании получают следующие преимущества:
- выпуск готовой продукции в срок;
- повышение эффективности производства;
- уменьшение издержек;
- сокращение и оптимизация складских запасов;
- увеличение объемов производства.
В современных условиях производственное планирование является важным аспектом развития любой компании. В связи с этим, актуальным с точки зрения экономического эффекта является регламентация в целом бизнес-процесса производственного планирования.
Исходя из определения В. Репина и В. Елиферова, бизнес-процесс – это устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует факторы производства на входе в результаты на выходе, представляющие ценность для потребителя [1]. Входные факторы производства преобразуются при выполнении процесса. На выходе описывается конкретная цель, результаты деятельности. Для преобразования необходимы такие ресурсы, которые используются в производственном цикле многократно, например: сырье, оборудование, человеческие ресурсы. Существует еще один необходимый элемент для реализации бизнес-процесса – это управление. Под управлением понимается процесс целенаправленного воздействия на деятельность, включая использование приказов, нормативных документов, и контроль их соответствующего исполнения.
Под регламентацией бизнес-процесса понимается создание нормативных документов, которые устанавливают порядок управления и выполнения бизнес-процесса, а также требования к ресурсам, необходимым для его выполнения.
Для чего нужны бизнес-процессы? В области организации деятельности предприятия необходимы такие управленческие решения, которые помогают справиться с быстро возрастающими и меняющимися требованиями к организации в целом. Одним из таких оптимизированных решений и является построение и регламентация бизнес-процессов. При отсутствии детально разработанного описания бизнес-процессов работа строится на основе устоявшихся обычаев делового оборота, норм и правил. Если эти правила и обычаи не зафиксированы в документах, то при смене персонала или реорганизации компании и производства может возникнуть множество проблем. В конечном итоге эти проблемы могут привести к потере временных, человеческих и, как следствие, финансовых ресурсов.
Безусловно, чтобы выявить эффект от внедрения оптимизированных решений, недостаточно просто описать и регламентировать бизнес-процессы. Регламентация бизнес-процессов должна сопровождаться детальным общим анализом, включающим:
- анализ текущих проблем компании и поиск их решения;
- анализ структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;
- стандартизацию процессов;
- обучение новых сотрудников накопленным знаниям;
- описание правильных приемов выполнения всех работ;
- обеспечение адекватной интерпретации содержания всех операций между всеми участниками производственного процесса.
Часто компании, не имеющие подобных решений, создают документы бессистемно, исходя только из своих текущих потребностей. В итоге, управление документооборотом затрудняется, а некоторые участки работ могут быть пропущены при регламентации. В то же время, в производственном планировании существует множество документов, требующих постоянного контроля (производственный план, регламенты, ГОСТы).
На основе эргономических исследований было показано, что одним из ключевых факторов, влияющих на конкурентоспособность производственной компании, является отсутствие очередей на складе и быстрота обслуживания. Решить данную проблему можно разными способами, например, одним из таких решений и является регламентация бизнес-процесса с его последующей оптимизацией [6].
Чтобы построить качественную систему бизнес-процессов, нужно тщательно проанализировать текущую ситуацию в компании, определить стратегические цели, выделить процессы верхнего уровня, выработать методику и подобрать программный продукт для последующего описания процессов. Одним из процессов верхнего уровня должен быть процесс производственного планирования, который должен быть связан с другими процессами в единый, непрерывный процесс.
На начальной стадии регламентации достаточно описать бизнес-процесс по принципу «как есть». Описывая текущее состояние, можно сразу понять «узкие места» в некоторых операциях. Далее разрабатываются бизнес-процессы по принципу «как должно быть», которые могут быть сфокусированы на среднесрочных и долгосрочных планах. Очень важно начать строить бизнес-процессы на ближайшую перспективу, так как принятие решений на уровне первых шагов необходимо для достижения конечной цели. На первых шагах также очень важно сформулировать требования к переходу от текущего состояния к целевому, поскольку просто описанный процесс на бумаге или в программном продукте не будет иметь какой-либо ценности.
Производственное планирование должно состоять из планов продаж, планов производства и планов закупок. Поставки материалов планируются для обеспечения производственной программы и, кроме того, для поддержания заданного уровня складских и производственных запасов. Исходя из этой концепции, далее необходимо разработать бизнес-процесс по принципу «как должно быть» с учетом долгосрочной перспективы, а в среднесрочной перспективе использовать промежуточный вариант.
Построение общей организационной структуры компании, выявление и определение ролей участников процесса необходимо для управления бизнес-процессом. Для обеспечения адекватной интерпретации всех операций между всеми участниками производственного процесса, а также для упрощения процесса обучения персонала, в том числе новых сотрудников в будущем, необходимо обеспечить бизнес-процесс соответствующими нормативными документами, ГОСТами.
Управление рисками является наиболее важным этапом в любом проекте. В данном случае управление рисками обеспечивается путем построения прозрачных и управляемых бизнес-процессов, правильной организационной структурой, основанной на экспертном знании. Для минимизации рисков необходимо выявить их в производственном процессе, систематизировать, выполнить детальное описание, а затем разработать процессы, их предотвращающие.
Для получения наиболее эффективного конечного решения полезно описать несколько вариантов бизнес-процесса по принципу «как должно быть», после чего необходимо провести имитационное моделирование и выявить наиболее оптимальный процесс. Постоянное дальнейшее улучшение процесса дает возможность компании реагировать на быстроменяющиеся требования.
Таким образом, изложенные мероприятия позволяют получить улучшенную модель производственного планирования, благодаря которой будет возможно управлять складскими и производственными запасами, временными и человеческими ресурсами. Кроме того, будет принят единый подход к исполнению процесса.
Читайте также
- Вовнянко Е.А.
- Шадрин Д.В.
- Алмазова П.А.
- Толкачева С.Е.
- Можанова И.И.
- Алмазова П.А.
- Толкачева С.Е.
- Вечканов А.С.
- Камалова Л.Р.
Список литературы
- Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / Владимир Репин, Виталий Елиферов. – М. : Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544 с.
- Всяких Е.И., Зуева А.Г., Носков Б.В., Киселев С.П., Сидоренко Е.В., Слюсаренко А.И., Треско И.А. (общая редакция) Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов. – М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2008. – 246 с.
- Рич консалт. Консультирование в области управления. [Электронный ресурс] // Регламентация бизнес-процессов. Для чего это нужно?: [Сайт]. URL: http://rich-c.ru/reglamentaciya-biznes-processov.-dl (Дата обращения: 05.05.2016).
- Галактика AMM [Электронный ресурс] // Производственное планирование: [Сайт]. URL: http://www.galaktika.ru/amm/proizvodstvennoe-planirovanie.html (Дата обращения: 05.05.2016).
- Петров К.Н. Как разработать бизнес-план. Практическое пособие с примерами и шабло¬нами, 2-е изд. – : М.: ООО “И.Д. Вильямс”, 2008. – 384 с.
- Новиков М.В. Оптимизация бизнес-процессов: маркетинг или логистика [Электронный ресурс] // Интернет-проект «Корпоративный менеджмент»: [Сайт]. URL: http://www.cfin.ru/itm/bpr/reeng_marketing.shtml (Дата обращения: 05.05.2016).
Цитировать
Форманюк, И.В. Построение и регламентация бизнес-процессов для производственного планирования / И.В. Форманюк. — Текст : электронный // NovaInfo, 2016. — № 54. — С. 156-160. — URL: https://novainfo.ru/article/8647 (дата обращения: 16.06.2022).
Поделиться
Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.
Планово-экономический отдел: его функции и задачи. Положение о планово-экономическом отделе
Планово-экономические отделы (далее ПЭО) создаются для эффективной организации экономики организаций и предприятий. Хотя зачастую работа таких отделов четко не регламентирована. Каким же образом они должны быть организованы, какой структурой обладать и какие функции выполнять?
Введение
В любом учебнике по экономике сказано, что ПЭО занимается сбором экономических показателей детальности компании, их анализом и составлением планов развития на основе выводов, полученных в ходе анализа.
Вам будет интересно: Развитие организации: методы, технологии, задачи и цели
Если речь идет о малом бизнесе, то эту функцию может выполнять руководитель компании (или ИП), по мере роста масштабов деятельности эти полномочия могут быть переданы другому лицу или даже группе лиц. Чем крупнее организация, тем больше человек в ней отвечает за экономическое планирование. Для удобства работы этих людей объединяют в ПЭО.
Структура ПЭО
ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.
Вам будет интересно: Стратегия компании — это. Определение термина, цели, задачи, процесс формирования
Выделяют два типа структурной организации ПЭО:
Последний тип организации характерен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.
Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:
- получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
- создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
- непосредственное создание управленческой отчетности;
- контроль и анализ работы фирмы в целом.
Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:
- контроль за выполнением разработанных планов;
- контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
- анализ эффективности работы конкретного подразделения.
Вам будет интересно: Архитектура предприятия — это. Определение и принципы управления
Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.
Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.
За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:
Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.
Пример структуры ПЭО на различных предприятиях
Если речь идет о компаниях среднего размера, то чаще всего ПЭО в них имеет следующую структуру: руководителем является начальник отдела, а в его подчинении находятся три специалиста ПЭО.
Если же речь идет о крупном предприятии, то структура планово-экономического отдела на нем выглядит следующим образом: руководит отделом начальник ПЭО, в его подчинении находится заместитель ПЭО, которому напрямую подчиняется и главный экономист отдела, и ведущий экономист отдела. Главному экономисту подчиняются два экономиста ПЭО.
Задачи ПЭО
В задачи данного подразделения компании входит составление следующих документов и приложений:
- планов развития фирмы и прогнозов;
- отчетной документации различного характера (разовой и регулярной);
- необходимых справок и аналитических пояснений;
- экономических расчетов;
- инвестиционных проектов, а также бизнес-планов.
ПЭО имеет и определенные функции, которые должны быть четко обозначены в регламентирующей документации фирмы.
Функции ПЭО
Вам будет интересно: Как открыть свой магазин в деревне
Функции ПЭО состоят в следующем:
- анализ эффективности работы фирмы;
- составление прогнозов относительно результатов работы компании;
- оценка финансового состояния организации;
- составление нормативов для процессов производства продукции;
- контроль формирования и изменения себестоимости продукции;
- контроль образования цен на продукцию;
- составление управленческой отчетности;
- участие в формировании бюджетов подразделений.
Все функции ПЭО взаимосвязаны с бизнес-процессами, происходящими в фирме. Далее описано, какая связь существует между этими понятиями.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
- продажи;
- производство;
- закупки;
- научно-исследовательские и экспериментальные разработки.
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
- технологии производства;
- качество производимой продукции;
- инженерию;
- капитальное строительство объектов;
- логистику.
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
- работа с персоналом;
- маркетинг;
- управление финансами;
- юридическое обслуживание;
- общее администрирование.
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
Регламентация работы ПЭО
Некоторые компании создают ПЭО, но совершенно не заботятся о регламентации работы этого структурного подразделения. Не создается никакого положения о планово-экономическом отделе.
Если в организации никак не регламентирована работа ПЭО, нужно срочно подготовить документ, который решит этот недочет. Данный документ станет базой для создания должностных инструкций сотрудников, работающих в ПОЭ, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.
Стандартный регламентирующий документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:
Далее будет более подробно описана структура документа, регламентирующего работу и задачи планово-экономического отдела.
Структура регламентирующего работу ПЭО документа
В разделе «Общие положения» содержатся общие данные о данном подразделении. Указывается:
- цель создания отдела в соответствии с экономической политикой предприятия;
- основные термины;
- лицо, назначенное руководителем;
- документы, которыми данный отдел руководствуется при осуществлении своих обязанностей.
В разделе «Структура отдела» содержится информация о структуре ПЭО и его количественном составе.
В разделе «Основные задачи отдела» описываются ключевые задачи ПЭО, а также перечни отчетности и планов, которые его сотрудники должны предоставлять на рассмотрение руководству.
Основные задачи ПЭО
К основным задачам планово-экономического отдела, которые стоит указать в регламентирующем документе, относятся:
Основные функции ПЭО
К основным функциям ПЭО, которые обычно указываются в регламентирующей документации, относятся:
Вам будет интересно: Как открыть пивнушку
Это далеко не полный список основных функций, которые обязан выполнять планово-экономический отдел.
Права ПЭО
Специалист планово-экономического отдела в рамках своей должностной инструкции вправе:
- запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
- создавать экспертные рабочие группы, задача которых – экономическое планирование работы организации;
- в рамках своей компетенции участвовать в деловых переговорах с представителями других фирм и организаций, подписывать контракты;
- организовывать анализ новых программ и научных проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности освоения;
- вносить предложения по вопросам, которые входят в компетенцию ПЭО, в форме проектов.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:
Можно указать и другие критерии оценки.
На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.
Контроль работы ПЭО
Контролем работы ПЭО один из далее приведенных сотрудников:
- руководитель финансовой службы фирмы (в крупной компании);
- финансовый директор (в небольшой или средней компании);
- главный экономист (на производстве).
Контроль деятельности ПЭО производится в следующих целях:
Заключение
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
- структура отдела;
- права и функции;
- ответственность;
- работа с другими структурами фирмы.
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Источник https://web.snauka.ru/issues/2015/12/60696
Источник https://novainfo.ru/article/8647
Источник https://vkmp.ru/nachalo-biznesa/10846-planovo-jekonomicheskij-otdel-ego-funkcii-i-zadachi-polozhenie-o-planovo-jekonomicheskom-otdele/
