Миссия выполнима: 8 советов от успешных людей как планировать свой день

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Миссия выполнима: 8 советов от успешных людей как планировать свой день

«Человек действия не сидит сложа руки и не ждет, пока чудеса случатся с ним. Он сам случается с чудесами», — Леонардо да Винчи.

Очень успешные люди не склонны надеяться на слепую удачу и быстрый исход дел. Для них достижения никогда не являются результатом случайного стечения обстоятельств. В фундамент успеха закладывают серьезную подготовку, стратегическое обоснование и оптимизацию трудовой деятельности. Благодаря комплексному подходу удается сократить время, затрачиваемое на реализацию планов. Предлагаю вашему вниманию 8 способов, позволяющих успешным людям организовать свой день и повысить продуктивность.

1. Упростить быт

«Простота — суть любого хорошего плана», — Александр Дюма

Барак Обама всегда носит серые или синие костюмы одной и той же фирмы, Марк Цукерберг одевается в серые свитера и джинсы. Стив Джобс неизменно появлялся на публике в синих джинсах и черной водолазке. Вы понимаете, к чему я веду?

Успешные люди максимально упрощают свой гардероб. Они сводят к минимуму усилия, затрачиваемые на выбор и покупку одежды. Я не говорю, чтобы вы безответственно относились к своему внешнему виду, вполне достаточно найти несколько идеальных повседневных комплектов, которые не нужно гладить и стирать после каждого выхода на работу.

Бизнесмены давно усвоили, что лишь немногие жизненные решения на самом деле важны. Они не заморачиваются в чем идти в спортзал, что есть на завтрак и не стоят часами у стеллажей с шампунями в супермаркетах, скрупулезно вычитывая этикетки. Отбросив бытовые мелочи, вы освободите уйму времени на полезные занятия.

2. Ввести ежедневный утренний ритуал

«Каждое утро — это время начать жизнь снова», — Пауло Коэльо

Наличие утренних ритуалов, отточенных до автоматизма, — характерная особенность успешных людей. К числу ежедневных процедур, которые можно возвести в ранг привычки, относятся: медитация, чтение деловой литературы и журналов, физические упражнения, составление приоритетного плана, визуализацию целей и, конечно же, питательный завтрак.

К примеру, мотивационный спикер Тони Роббинс принимает холодный душ, чтобы взбодриться и активизировать деятельность мозга. Также он выполняет специальную дыхательную гимнастику из йоги. Как заявляет оратор, данный комплекс расширяет его сознание и вдохновляет на новые свершения.

Точного объяснения эффективности утренних ритуалов не существует. Некоторые ученые выдвигают теорию, что повторяющиеся действия позволяют преодолеть страх перед неизвестностью нового дня. Но, то, что они работают – факт бесспорный.

3. Готовиться с вечера

«Подготовка – ключ к успеху», — Александр Белл

Бизнесмены не дожидаются утра, чтобы распланировать свой день. Они привыкли опережать события, как минимум на 8 часов. По вечерам успешные люди отключают свои мобильные девайсы, размышляют, читают и составляют перечень задач на будущее.

Стив Джобс записывал в ежедневник малейшие свои действия, заблаговременно делал важные звонки, договаривался о встречах, описывал в нескольких словах новые идеи. На следующее утро он просыпался с четким осознанием оптимальной последовательности действий.

4. Мыслить стратегически

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево и 4 из них я потрачу на заточку топора», — Авраам Линкольн.

Одним из основных различий между успешным человеком и среднестатистическим обывателем является навык стратегического мышления. Львиную долю времени бизнесмены и творческие личности проводят за осмыслением идей. Они разбивают большой путь, ведущий к цели, на маленькие шажки, анализируют свои действия и пытаются предугадать, к чему приведет то или иное решение.

Не обязательно вычитывать внушительные тома по тайм-менеджменту, тратьте всего 30 минут в день на поэтапное планирование. Постепенно такой подход войдет в привычку, вы начнете находить верную дорогу на интуитивном уровне.

5. Разработать персональную систему

«Лучшие работники больше других работают и больше других отдыхают», — Томас Хопкинс.

Во времена, когда Билл Гейтс занимал пост председателя правления компании Microsoft, два раза в год он уединялся на так называемую «неделю размышлений». В течение этого периода бизнесмен ограничивал контакты с коллегами, не появлялся на общественных мероприятиях и всячески избегал внимания прессы. Отпуск Гейтс посвящал прочтению статей и книг, написанных на тему Microsoft, мониторил новости, касающиеся инновационных технологий и научных достижений в этой области. Биснесмен отстранялся, дабы взглянуть со стороны на политику компании и обозначить ориентиры на дальнейшее развитие.

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм. Путь к простоте», ратует за проведение ежеквартальной личностной ревизии для определения наиболее важных целей, рассчитанных на последующие 3 месяца.

Кто-то когда-то сказал, что все, что не было запланировано, не будет сделано. И я полностью согласна с этим мудрым изречением. Успешные люди порой останавливаются, переводят дыхание, пересматривают собственные приоритеты на основании полученного опыта. Выделяйте время для планирования.

6. Осознать собственную значимость

«И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять, что для тебя в данный момент самое главное», — Роберт Хайнлайн

Бизнесмены в большинстве случаев эгоисты. Они осознали собственную значимость и приоритетность своих проектов. Вы когда-нибудь слышали, что кто-то помыкал главой концерна (сейчас я не говорю о его жене)? Успешный человек в редких случаях идет на поводу у других, для него первостепенно донести свое мнение. Здравая доля эгоизма позволяет абстрагироваться от любителей «посидеть на шее».

Яркий пример целеустремленной личности – Дональд Трамп. Благодаря бескомпромиссности и напористости он из младшего сына превратился в обладателя многомиллионного состояния. Его революционные идеи часто поднимали на смех, вспомнить хотя бы решение отказаться от государственного финансирования строительства в пользу получения средств от частных компаний, что для конца 60-х было беспрецедентно. Еще магнат сумел обойти конкурентов и выиграть тендер на восстановление отеля Commodore, попутно отхватив лакомый кусок Манхэттена.

Дональд Трамп никогда не ставил чужие интересы превыше своих. Если бы первым делом онвыполнял поручения окружающих, то до конца дней остался на побегушках.

7. Сосредотачиваться на важном

«Большинство из нас тратит слишком много времени на то, что актуально и забывает о том, что действительно важно», — Стивен Р. Кови

• срочные и важные дела;
• важные, но несрочные задачи;
• срочные, но неважные цели;
• несрочные и неважные дела.

Большинство людей делает упор на срочных делах, но это не совсем верный подход. Вместо того чтобы распыляться на актуальные пустяки лучше обратить внимание на важные, но несрочные задачи. Результат не будет мгновенным, но в долгосрочной перспективе такая тактика окажется плодотворнее.

8. Наиболее сложное делать в первую очередь

«Высшим отличием человека является упорство в преодолении самых жестоких препятствий», — Людвиг ван Бетховен.

Многозадачность истощает ваши физические и эмоциональные ресурсы. Хватаясь за одновременное выполнение нескольких проектов, вы рискуете к концу дня не закончить ни одного или наделать множество ошибок. Успешные люди всегда берутся за самые сложные задачи с утра, направляя на решение возникнувших вопросов все силы.

Хаим Сабан, генеральный директор инвестиционной компании Saban Capital Group просыпается в 5.45, выпивает чашечку кофе и сразу же приступает к делу. Он заостряет внимание на актуальных и важных моментах. Бизнесмен построил оптимальный график – 1 час работы и 15 минут отдыха.

Поразмыслите на досуге о стиле жизни успешных людей и практикуемом ими подходе к оптимизации времени. Поверьте, сильные мира сего точно знают, что делают.

Секрет успеха: специалисты изучили распорядок дня богатых людей и нашли закономерности

Мы очарованы миллиардерами и основателями компаний. Почему они намного успешнее других людей? Почему они зарабатывают за час столько же, сколько нормальные смертные за день или более?

Это не должно быть секретом. Если мы посмотрим на распорядок дня таких людей, как Марк Цукерберг, Билл Гейтс или Илон Маск, мы обнаружим определенные закономерности. И лучшее, что мы можем сделать на данном этапе, — это попробовать подражать им в их поведении и мировоззрении.

Вот как успешные люди структурируют свой день!

Они делают одно и то же каждое утро

Успешные люди совершают одни и те же дела каждое утро. Так они начинают день структурированным образом. Они обучаются определенному поведению, которое помнят тело и разум. Марк Цукерберг даже заходит так далеко, что каждый день носит одну и ту же футболку (конечно, у него их несколько). Таким образом, он не тратит время на размышления о своем наряде.

Эта отточенная до мелочей рутина может казаться чем-то странным и неудобным, но на самом деле она в разы облегчает наши обычные дни, делая их организованными. Вы можете попробовать такую технику и решить, действительно ли она настолько помогает. Ну, судя по стабильно растущим финансам известных миллиардеров, этот путь действительно эффективен.

Успешные люди обычно встают очень рано

Например, генеральный директор Apple Тим Кук всегда устанавливает будильник на 3:45. Затем он начинает читать электронные письма. Ранний подъем не беспокоит его и других успешных людей. Они любят свою работу и не могут дождаться, чтобы снова начать работать.

Они получают заряд энергии по утрам, например, от холодного душа или от занятий спортом. Основатель Twitter Джек Дорси бегает трусцой в 5:30. Босс Дисней Роберт Айгер тренируется в тренажерном зале каждое утро. На самом деле, такая привычка полезна не только с точки зрения успешности, она полезна для здоровья. Наш организм поблагодарит спустя время. Вы заметите, насколько улучшится обмен веществ, скорость усвоения пищи и многие другие аспекты.

Прежде чем начать работать, они думают

Успешные люди знают, где они находятся на данный момент. Чтобы сохранить это понимание на весь рабочий день (что очень помогает в выстроении целей и задач на будущее в целом), они не спешат вставать с кровати. Для начала они сядут и подумают о предстоящем дне, чтобы построить предположительный план в своей голове.

«Чтобы получить наилучшие результаты, вы должны подумать о том, где вы были, где вы сейчас находитесь и куда хотите попасть», — говорит эксперт по рабочим местам Линн Тейлор.

Они составляют план чуть ли не поминутно

Бизнес-консультант и автор бестселлеров Кевин Крузе опросил более 200 высокопродуктивных людей. Среди них миллиардеры, спортсмены-олимпийцы и студенты-одиночки.

Он обнаружил, что многие из них делят свой день на крошечные единицы времени. В то время как большинство людей планировали почасовой или получасовой график, у этих людей был более тщательный график, расписанный поминутно.

Олимпийская гимнастка Шеннон Миллер сказала ему: «До сегодняшнего дня я придерживаюсь календаря встреч, с помощью которого планирую почти каждую минуту».

Да, это может выглядеть слишком для нас, но подобный подробный график порой действительно помогает, особенно когда на наши плечи взвалилось множество дел, решать которые нужно именно сегодня.

Они решают объемные задачи в первую очередь

Исследования показали, что люди могут работать сосредоточенно только в течение четырех или пяти часов, пока производительность не снизится. Поэтому было бы фатально тратить это ценное время на выполнение административных задач или отвечать на бесчисленные электронные письма.

Поэтому успешные люди начинают с задач, требующих внимания и исполнения. Например, написать текст, выполнить расчеты, разработать стратегии. Таким образом они вкладывают всю свою эффективность в решение глобальных проблем, оставляя мелкие на то время, когда их сосредоточенность упадет.

Они не работают во время обеда

Работать во время обеденного перерыва — ошибка. Успешные люди используют свободное время, чтобы выключить или зарядить свои «батареи». Биллу Гейтсу, например, нравится играть в карты в полдень, поэтому он приходит к другим мыслям в процессе.

Уоррен Баффет проводит обед каждый день с другим человеком. Почему? Потому что он годами выставлял на аукцион свои даты ланча по самой высокой цене. Вырученные средства идут в благотворительные организации, также вложившиеся в эту программу добровольцы получают льготы по системе «шведский стол», потому что это дает интересные новые знакомства.

Они работают даже тогда, когда наступает период «неэффективности»

После обеда у многих людей резко снижается производительность. Организм занят пищеварением, иногда это приводит к усталости и несосредоточенности.

Успешные люди используют это неэффективное время для встреч и звонков. Если у вас есть фиксированная дата, нет никаких оправданий.

«В любом случае, вы должны прийти на встречу, и стимул пойти туда и поговорить с другими людьми поможет вам сосредоточиться», — говорит эксперт по мотивации Лора Вандеркам.

Такой маневр помогает вам не терять время впустую, по-прежнему оставаясь производительным работником.

Они регулярно думают о своих проблемах

День никогда не может быть полностью запланирован. В конце концов, иногда случается что-то неожиданное, что может вас расстроить. Поэтому успешные люди планируют свои проблемные дела и их решение в течение получаса каждым вечером.

За эти 30 минут вы сможете справиться с непредвиденными проблемами и найти решения. И, как вы видите, вам не нужно размышлять над этим целый день, достаточно свободного получаса вечером.

После работы они остаются продуктивными

Конечно, вы должны расслабиться после работы и не работать до поздней ночи. Успешные люди все еще хорошо используют время. Они занимаются проектами и интересами, которые они продвигают, а не просто тратят время на еду и просмотр сериала.

На вопрос о секрете его успеха Илон Маск отвечает: «Я читаю книги». Говорят, что в подростковом возрасте он читал по два тома в день. Он использует книги, чтобы вдохновляться и оттачивать свой характер.

Маск обнародовал список своих любимых книг — от «Властелина колец» до биографии Бенджамина Франклина.

Другие действия могут вам также помочь продвинуться. Например, изучать иностранный язык, играть на музыкальном инструменте, рисовать или собирать коллекцию. Делайте то, что повышает ценность вашей жизни.

Они создают условия для здорового сна

Успешные люди придают большое значение сну. Они знают, что сон делает их достаточно продуктивными. Вот почему они убирают свой ноутбук и мобильный телефон за час до того, как ложатся спать. Медиа-предприниматель Арианна Хаффингтон запретила использовать всю технику в спальне.

Джоэл Гаскойн, один из изобретателей приложения Buffer, каждый вечер гуляет. «Это позволяет мне оценить работу дня, подумать о более сложных задачах, постепенно перестать думать о работе и достичь состояния усталости», — пишет он в своем блоге.

Успешные люди ничего не делают просто так

У всех есть одна общая черта: успешные люди не просто живут днем. Все, что они делают, имеет смысл. Они всегда пересматривают свои действия. Они вносят структуру и эффективность в свою работу.

Каждый человек может быть успешным. Но успех никогда не приходит сам по себе, поэтому миллиардеры и основатели также сосредоточены на своих действиях, потому что у них есть убеждения и интерес к действию.

Источник https://gb.ru/posts/how_to_organize_a_day

Источник https://miridei.com/sucess-ideas/success-secrets/missiya_vypolnima_8_sovetov_ot_uspeshnyh_lyudej_kak_planirovat_svoj_den/

Источник https://businessman.ru/post/sekret-uspeha-spetsialistyi-izuchili-rasporyadok-dnya-bogatyih-lyudey-i-nashli-zakonomernosti.html