Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы

Как мы пытаемся автоматизировать учет рабочего времени по проектам для простых рабочих

В прошлой статье я рассказывал о том, как мы реализовали модуль Маршруты обходов для предприятий на базе системы TARGControl (можете прочитать здесь), сегодня попробую затронуть тему, актуальную, для многих компаний, в которых работа сотрудников разбита по проектам и задачам, и которым важно контролировать затраты и прогресс в разрезе конкретных объектов, заказов и т.д.

Как это часто с нами бывает, о данной проблеме мы узнали от наших действующих клиентов, которые уже пользовались нашей системой автоматизации процессов управления и учета рабочего времени TARGControl. Сперва с данным запросом к нам обратилась строительная компания, затем похожий запрос мы получили от компании, задействованной в сфере производства электротранспорта, позже от организации занимающейся производством и монтажом промышленного оборудования.

Проанализировав рынок, мы осознали, что если для офисных сотрудников можно достаточно легко найти инструменты, чтобы организовать учет и контроль затрат времени в разрезе проектов, то для других сотрудников, задействованных непосредственно в процессах производства, строительства, монтажа – это действительно актуальная проблема.

Чтобы понять актуальность проблемы можно рассмотреть весьма условный пример – строительная генподрядная компания строит жилой дом. Для этого есть проектная документация, которая определяет, кроме всего прочего, и объем трудозатрат (одна из основных статей затрат в строительстве) по каждому этапу строительства и каждому виду работ. То есть чтобы построить дом за определенный срок и за определенные деньги нужно иметь инструменты для правильной организации труда, анализа и контроля, которые позволят отслеживать прогресс проекта, контролировать затраты человеко-часов на работы и сравнивать реально затраченные (и, как правило, оплачиваемые) человеко-часы с объемом выполненных работ. Если инструментов нет, то неэффективность организации работы приводит к низкой производительности труда, увеличению сроков строительства и, как следствие, росту стоимости. До поры до времени компании могут свою неэффективность закладывать в себестоимость работ (услуг), но этот процесс не вечен.

Так наша команда пришла к задаче по разработке модуля Проекты на базе облачной системы автоматизации процессов управления и учета рабочего времени (УРВ) TARGControl. При этом во многом мы решили отталкиваться от готовой логики заложенной в работу системы УРВ.

Реализация

Для реализации данного модуля планировалось небольшое переосмысление работы системы в целом. До внедрения проектов в нашей системе уже существовало понятие «События»*.

*Для того чтобы иметь возможность вести учет времени по действиям, которые выполняют сотрудники, а также при необходимости и согласовывать определенные действия сотрудников, в системе TargControl реализована функция События. Событие – это определенные действия, которые может выполнять сотрудник в течение рабочего дня (обед, перерыв, простой, выезд по рабочим вопросам и т.д.).

Терминал на объекте

Как это работает. На рабочих местах (цех, объект и т.д.) устанавливаются устройства идентификации – это может быть терминал, инфокиоск, обычный планшет или телефон на Android. Например, сотрудник, внесенный в систему, приходит на рабочее место, переодевается в спец. одежду, проходит верификацию и выбирает на терминале предстоящее действие (событие) «Начать работу», в случае, когда нужно отойти на трапезу, жмет «Уйти на обед», день закончился, и можно уходить домой — «Закончить работу» и т.д. Всё это в системе называется просто «Событиями» фиксируются в системе в виде интервалов рабочего (или нерабочего – зависит от заданных настроек) времени.

Для формирования Проектов нужно было создать схожий механизм работы, однако вынесенный в отдельный модуль, в котором бы формировались определенные списки подзадач для конкретного проекта.

С визуальной точки зрения для сотрудников большого различия не произошло. Для сотрудников, которые закреплены за проектом (задачей) перед выбором События появился дополнительный выбор проекта или определенной задачи в проекте, над которой сотрудник будет трудиться.

Данное меню предстанет перед глазами рабочих после верификации на планшете

То есть в рамках проекта, например, “Завод 325” для пользователя открывается задача или список задач на выбор, к которым он может приступить в этот период. При выборе задачи начинается рабочий временной интервал с фиксацией вида выполняемых работ.

Немаловажной особенностью Проектов, в отличии от обычных событий, является строго установленные временные рамки самих проектов и задач внутри него. То есть проект можно организовать таким образом, что после окончания по времени одной задачи, может появиться несколько новых. Конечно же, в любой момент, пользователь у которого есть в системе на то определенные права, может скорректировать время, выделенное на проект или задачу.

Сам процесс создания проекта в WEB-интерфейсе TARGControl выглядит следующим образом:

После создания проекта внутри него нужно создать задачи, назначить для них сроки и указать ответственных сотрудников.

Собственно, сам процесс создания проектов в системе

После создания задач, на каждую из них назначаются сотрудники (количество отображено в квадратных скобках на диаграмме) и прогресс по каждой задаче (темное выделение на диаграмме).

Вкладка «Задачи»

Однако создание целого модуля Проекты не могло было ограничиться созданием видоизмененных событий с задачами и выставлением процентовки, ведь нужно было решить большой ряд проблем, свойственных попроектным организациям:

Определение планируемых затрат чел/час на каждый проект.

Отражение реально отработанных часов на проекте.

Затраты на ФОН в рамках проекта (планируемое и фактическое).

Анализ выполненных работ и планируемых по диаграммам.

Изменение количества сотрудников, задействуемых на проекте.

Определение темпа работ в рамках проекта.

Этот функционал было решено выделить в отдельный раздел модуля, который назвали “Планирование”. Здесь мы попытались закрыть все перечисленные проблемы, беря необходимые данные уже с готовой системы УРВ TARGControl. Остановимся подробнее на структуре данного раздела.

Планирование проекта по месяцам

В данной вкладке мы решили отобразить общую информацию по стадиям (месяцам). Планируя стадии, нужно лишь указать нужных сотрудников, которые будут работать над проектом, остальные цифры подтягиваются из системы. Например, “Часы план” рассчитываются исходя из рабочих графиков, проставленных в УРВ системе TARGControl и количества сотрудников, указываемых для проекта на данную стадию. “Часы факт.” определяются исходя из реально отработанного времени внутри проекта указанных сотрудников. “ФОТ план.” и “ФОТ факт.” рассчитываются из данных о ставке оплаты сотрудников, указываемой при приеме сотрудника в контракте и запланированного/реального отработанного времени. То есть исходя из представленных цифр можно формировать общую картину.

Далее во вкладке формируются диаграммы, которые визуально упрощают понимание общей тенденции работ.

Визуализация планирования проекта

На диаграмме мы можем заметить в сравнении по месяцам запланированные работы и фактически отработанные. Данный инструмент позволит определить сотрудников, не отработавших положенное время внутри проекта.

“Темп работы” — главный показатель, позволяющий отслеживать темп выполнения проекта и в случае просадки работ, скорректировать проект, например, добавить дополнительных сотрудников на данные работы.

После успешного создания проектов и их планирования важнейшим инструментом для анализа полученной информации является статистика.

Вкладка «Статистика»

В этой вкладке можно просмотреть всю необходимую информацию по каждому сотруднику и отработанному времени по задачам в рамках проекта.

При разработке вкладки “Статистика” наша команда учитывала, что для разных организаций и подразделений внутри их (бухгалтерия, отдел кадров и др.) требуются различные отчеты, что позволит решить гибкая настройка отчетов с выбором полей и их произвольным распределением.

Формирование отчета с помощью выбора полей

То есть без особых проблем можно построить любой отчет удобной для руководства формы и экспортировать его в Excel для дальнейшего его использования. В случае, если организации требуется выгрузка полученных данных в 1С, все данные можно выгрузить с помощью API.

Соединяя все этапы воедино, процесс использования модуля Проекты выглядит так.

Сотрудники, у которых есть учетка в системе, создают проект и задачи внутри его.

Назначают ответственных сотрудников по той или иной задаче и назначают временные рамки проекта. В случае, если сотрудники не внесены в систему, необходимо внести их, определить ставку оплаты и проставить рабочие графики.

Во вкладке Планирование проект разбивается на этапы (месяцы) и происходит процесс распределения людей, работающих на том или ином этапе проекта.

После всех настроек сотрудники, которые работают по созданным проектам, оперативно отмечаются на терминалах, выбирая в начале дня нужные задачи. Все данные фиксируются и попадают на облако.

После формирования всех данных можно сравнить планируемые результаты работ и реальные, после чего, в случае необходимости, внести корректировки.

Построить отчет в конце месяца и, при настроенной интеграции, выгрузить нужные данные в 1С.

Уже сегодня модуль Проект позволяет закрыть ряд проблем по организации работ, учету рабочего времени, оценке прогресса и планированию трудозатрат в разрезе проектов. На сегодняшний день несколько десятков организаций пользуются модулем Проекты, а мы собираем фидбек, чтобы сделать систему лучше и более полно закрыть различные всплывающие нюансы работы. Особенно интенсивно ведется работа над улучшением функционала разделов Планирования и Статистика. Буду благодарен за обратную связь и возможные идеи, направления для улучшения модуля.

Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы

20 мая 2020

Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы

Директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере. Руководитель более 10 проектов внедрения системы «1С:Документооборот». Соавтор учебных курсов по системе «1С:Документооборот» и книг «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов» (2014) и «1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов» (2018).

Мы привыкли связывать учет рабочего времени с табелем, который отражает отработанное время и неявки работника. Такие табели являются неотъемлемой частью кадрового делопроизводства, и на основании содержащейся в них информации рассчитывается зарплата сотрудников. К сожалению, информация, которую несут в себе табели рабочего времени, очень ограничена. На основе таких данных невозможно в полной мере оценить эффективность трудозатрат конкретных сотрудников, невозможно понять, как лучше оптимизировать рабочий процесс. Для этого необходимы данные не только об общем рабочем времени сотрудника, но и о трудозатратах на различные виды работ.

Анализ эффективности рабочего времени

Помимо традиционного учета рабочего времени для выплаты заработной платы 1 , существует иной подход к учёту рабочего времени, который полезно знать руководителю. Учёт рабочего времени может отвечать на вопрос, на что сотрудник тратит своё рабочее время. Такая информация помогает оценить, насколько работник загружен, мотивирован и продуктивен.

Для сбора такого рода информации существуют различные инструменты, которые позволяют фиксировать трудозатраты сотрудника, а затем анализировать полученные данные. Но недостаточно просто обязать сотрудников каждый день записывать то, какими задачами они занимались и сколько времени тратили на их исполнение. Без системного подхода, конкретной идеи в голове у руководителя, такие данные будут хаотичными, и их очень трудно будет использовать во благо компании.

Мало фиксировать какими задачами занимались сотрудники и сколько времени тратили на них. Без системного подхода такие данные будут хаотичными, их трудно будет использовать.

Поэтому для начала руководитель должен понять, на какие виды стоит разделить все работы в рамках его компании. Группировку можно осуществить по самым различным признакам. К примеру, можно распределить виды работ по подразделениям или верхоуровневым процессам компании. Так, например, процесс управление финансами может включать в себя такие работы, как расчет заработной платы, подготовка управленческой отчётности, налоговой отчетности и тому подобное. А процесс управление продажами может состоять из: первичной обработки клиентов, подготовки коммерческих предложений, подготовки договоров и другое. Существуют и другие принципы классификации видов работ. Классификация видов работ должна быть выстроена исходя из видов деятельности компании, её структуры и целей, например, так, как показано на рисунке 1. Правильная классификация позволит увидеть подробную информацию о трудозатратах сотрудников, что поможет оптимизировать работу персонала.

Рис. 1. Пример видов работ.

Анализ трудозатрат

При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.

Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).

Рис. 2. Распределение рабочего времени сотрудника.

Культура учета рабочего времени

При разработке системы учёта рабочего времени очень важно не забыть, что источником информации о трудозатратах является сами сотрудники, они сами заполняют лист учета рабочего времени (рис. 3.). А значит, важным фактором является дисциплина. В таком случае можно пойти двумя путями. Учёт рабочего времени можно организовать таким образом, чтобы сотруднику было интересно заполнять отчёты, возможно, привнеся игровые элементы в этот процесс. Либо руководитель может задействовать административный рычаг, к примеру, прописав в должностных инструкциях необходимость заполнения листов учета рабочего времени.

Рис. 3. Пример листа учёта рабочего времени.

Планирование рабочего дня

В компании «1С-КПД» мы уже несколько лет используем учёт рабочего времени в системе «1С:Документооборот». Она имеет типовой модуль учета рабочего времени, который мы несколько видоизменили под свои задачи. К примеру, мы добавили возможность планирования рабочего дня. У части сотрудников есть обязательное правило: каждое утро они обязаны прописывать план своего рабочего дня, помечать цель на день (стратегически важная задача, которую обязательно нужно выполнить в первую очередь). Ежедневные отчёты о трудозатратах и планы на день сотрудников согласовываются с руководителями отделов.

А как при удаленной работе?

Перейдя на удаленную работу, процесс учёта рабочего времени у нас почти не изменился. Мы также ведём его в системе «1С:Документооборот», сотрудники составляют планы на день и заполняют ежедневные отчёты. Учёт рабочего времени позволяет компенсировать отсутствие возможности оперативно лично обсудить планы на день с конкретным работником. Я, как руководитель, просматриваю планы сотрудников на день и могу вовремя заметить, если у нас с руководителем одного из отделов возникли разногласия о том, какие задачи более приоритетные. Это позволяет вовремя скорректировать план работ. Такое планирование, а также регулярные планёрки позволяют значительно повысить эффективность удаленной работы, собрать и мотивировать сотрудников на работу.

Учёт рабочего времени — мощный инструмент, который позволяет получать оперативную и подробную информацию о трудозатратах сотрудников. Возможности комплексного анализа полученной информации, доступные в системе «1С:Документооборот», позволяют получить подробные данные как о конкретных людях, так и о трудозатратах в разрезе видов работ. Такой инструмент является хорошим подспорьем для руководителя как при офисной, так и при удалённой работе.

Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его вести и для чего это нужно — правила, способы и методы

Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии. От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании. Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству.

В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения. В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности. При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы. Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы. По современным правилам она равняется 40 часам.

Понятие режима

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

• Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
• Продолжительность перерывов, их график.
• Число смен, в которое осуществляется производство.
• Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Понятие учета рабочего времени сложное. Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте. Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110. К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания. Не распространяется данное предписание на вахтенный метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Для чего нужен учет рабочего времени работника

Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка. Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.

Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов.

Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.

Какие существуют виды учета отработанного времени

Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы. Выделяют несколько основных подходов.

Поденный

Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием. В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.

Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно.

Понедельный

Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю. Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.

Суммированный

Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:

Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.

При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.

Табель

Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12.

Выходной день

Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере.

При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.

Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников

Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.

Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.

Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.

Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google. Главный плюс – это простота использования. Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов. Но этот подход работает только в небольших компаниях. Когда штат составляет несколько десятков человек, необходимо внедрять автоматизацию.

Это сложный процесс, поэтому доверить его стоит профессионалам. Лучше всего обратиться в компанию «Клеверенс». Мы специализируемся на готовых решениях для бизнеса. Вы можете приобрести необходимое ПО и технику на нашем сайте.

Зарекомендовали себя бухгалтерские программы. В большинстве из них предусмотрена функция, позволяющая специалистам вести учет рабочего времени. Это дает возможность сэкономить временные ресурсы и снизить риск ошибок.

Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту. Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте. Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить. Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест. Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту.

Еще одно решение – применение CRM-систем. В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение. При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу. Многие будут забывать запустить или выключить программу.

Кто должен вести учет рабочего дня

Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.

Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

• фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
• контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
• закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.

Какими бывают формы учета отработанного времени

До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны. Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности. Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.

Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера. После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.

Источник https://habr.com/ru/post/558402/

Источник https://upr.ru/article/kak-uchiot-rabochego-vremeni-pomogaet-optimizirovati-biznes-processi/

Источник https://www.cleverence.ru/articles/biznes/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov-chto-eto-takoe-kak-pravilno-ego-vesti/