Куда уходят деньги бизнеса: контролируем финансы

 

План B: как разделить личные финансы и деньги бизнеса

Очень часто владельцы бизнеса не разделяют личные финансы и финансы своего бизнеса и в результате вытаскивают из бизнеса деньги на личное, а иногда и наоборот — жертвуют личным ради целей бизнеса. В идеале же нужно иметь два плана: личный финансовый план для себя, а бизнес-план для бизнеса. Так у вас будет два монитора для отслеживания успешности финансов с разных точек зрения.

Какой план составить первым? Я бы советовала личный финансовый план, так как именно он будет определять параметры для бизнес-плана (какую прибыль, как скоро и как часто нужно будет выводить из бизнеса под обозначенные цели финплана, какой риск допустим по бизнесу, в какие еще активы помимо бизнеса стоит инвестировать капитал и т.д.). Как составить личный финансовый план и с его помощью определить параметры для бизнес-плана?

Личный финансовый план – это своеобразный бизнес-план семьи или одного человека, инструмент, увязывающий существующие потребности (финансовые цели) человека и/или его семьи с имеющимися у него финансовыми возможностями, в том числе с помощью подбора наиболее подходящих ему финансовых продуктов российского и зарубежного рынков, включая бизнес.

Стандартов составления личного финансового плана как таковых не существует, но в идеале полноценный комплексный личный финансовый план должен включать в себя следующие основные этапы:

• Анализ финансовых целей: Нужно определить, чего хотелось бы достичь в течение всей жизни, причем максимально конкретно: сроки, стоимость, валюта, приоритет. Например, построить дом, купить недвижимость у моря, оплатить образование детей, обеспечить себе пассивный доход к пенсии или раньше. Цели могут быть любые, но крайне важно их оцифровать по сроку, стоимости, валюте и приоритету. Здесь может быть и цель — создать собственный бизнес. Тогда нужно рассчитать сумму капитальных вложений, сроки инвестиций по годам, чтобы знать, к какому периоду какая сумма потребуется, и найти источник ее финансирования в рамках финплана.
• Анализ всех источников доходов и расходов. На этом этапе определяется разница между доходами и расходам, которую вы сможете направлять на финансовые цели, описанные выше. И задача этого этапа — проанализировать доходы из всех имеющихся источников (в том числе от бизнеса), расходы на все, в том числе на бизнес, чтобы определить дельту, направляемую на личные цели. По итогам этого этапа вы сможете понять, какой должна быть эта дельта, чтобы достичь ваших целей, и возьмете ее в качестве параметра уже для бизнес-плана (причем для нее необходимо считать все расходы на бизнес, даже если они фактически осуществляются от имени физлица, а не ООО).
• Анализ активов и пассивов: На этом этапе анализируется все имущество, накопления, инвестиционный портфель человека, а также все его кредиты и иные задолженности. Так, активы оцениваются с точки зрения ликвидности, соотношения доходности/риска и доходности по сравнению с инфляцией, диверсификации по валюте и по стране. И бизнес-один из активов. Если для покупки и иного финансирования того или иного актива брался кредит, расходы на кредит будут учитываться при расчете доходности этого актива. Все кредиты на бизнес и связанные с бизнесом, даже если это потребкредиты, взятые на физлица, должны учитываться при оценке доходности бизнеса. Если доходность бизнеса ниже инфляции и ниже иных инвестиционных инструментов с меньшим или сопоставимым риском, но требующих меньшего вовлечения, стоит ответить на вопрос, нужен ли вам такой бизнес. Если да – тогда нужно детально разобраться в нем, чтобы повысить рентабельность. Если бизнес составляет 100% всех активов или близко к этому – есть риски, что при ухудшении ситуации в бизнесе весь личный финансовый план пойдет под откос. При анализе пассивов смотрим на стоимость привлеченных средств, на процент выплат по займам и кредитам от ежемесячного дохода, на валюту кредитов и займов, плавающую или фиксированную процентную ставку. Оцениваем риски перекредитованности (на кредиты уходит более 30-40% ежемесячного дохода), чрезмерно высокой стоимости заимствования, риска возрастания выплат по кредитам (из-за роста ставки, валюты и т.д.). Таким образом, при отдельном анализе пассивов мы оцениваем все кредиты и займы семьи, неважно, оформлены они на членов семьи или бизнес, для оценки общей кредитной нагрузки на человека и его семью по отношению к совокупным доходам (от бизнеса и не только) и стоимости всех активов.
• Стресс-тесты и анализ рисков: На этом этапе анализируется устойчивость финансового положения человека к различным рискам (порча или утрата имущества, потеря трудоспособности, потеря дохода или его резкое сокращение, риск развода, взыскания, риск долгожительства и др.). Как будет вести себя человек, если реализуются один или сразу все риски? Не побежит ли сразу распродавать все или часть активов, чтобы закрыть бреши на непредвиденные расходы? Есть ли риск потерять часть или все имеющиеся активы? Нельзя допустить, чтобы любое событие привело к непредвиденному и крупному изъятию из бизнеса: нужно обязательно оформить защиту от таких рисков. Также необходимо защитить бизнес на случай развода и взыскания.
• Составление комплекса инструментов для реализации финансовых целей: На этом этапе составляется прогноз денежного потока до конца жизни человека с учетом финансовых целей, анализируется возможность их достижения, разрабатывается оптимальное финансовое решение для достижения каждой цели. И если по итогам финплана цели недостижимы – одним из решений может стать изменение параметров бизнеса: повышение его рентабельности, в том числе за счет поиска способов снижения расходов (оптимизация кредитов, поиск более энергоемкого и производительного оборудования, пересмотр поставщиков и т.д.), снижение суммы первоначальных вложений или их рассрочка.

Ну а второй этап – это уже составление детального бизнес-плана непосредственно под бизнес, где других активов уже не будет. В этом плане будут не ваши финансовые цели в качестве достижения, а иные целевые параметры, которые будут следовать как раз из личного финплана: планы по определенному денежному потоку в месяц, по кредитной нагрузке, по общей рентабельности и риску, по защите на случай развода и взыскания. Вам необходимо будет составить бизнес-план с тем же шагом, что и личный финплан (например, первые года три помесячно, а потом по годам), чтобы планы были сопоставимы и их было легко мониторить.

После составления личного финансового и бизнес-плана, человек приступает к его реализации. Однако ничто не вечно под луной – ситуация семьи меняется, меняется и ситуация в мире, а вместе с ней требует корректировки и личный финансовый, и бизнес-план. Соответственно, каждый должен пересматриваться на регулярной основе, но никак не реже одного раза в год, но желательно чаще, хотя бы поквартально. Общее правило таково: чем чаще происходят изменения, тем чаще пересматривается план, поэтому в периоды кризисов корректировка может проводиться и раз в месяц-два.

Куда уходят деньги бизнеса: контролируем финансы

Финансы компании важно держать под постоянным контролем. Один из владельцев должен вести учет расходов, знать сумму остатка средств в распоряжении предприятия и в целом понимать математику бизнеса.

Собственники предприятий часто допускают одни и те же ошибки: не разделяют личные деньги и средства бизнеса, не планируют бюджет, игнорируют оценку рисков.

Антон Шулык объясняет, как защитить бизнес в кризис, зачем планировать закупки и продажи, и как использовать трудовые ресурсы на полную мощность.

Финансы

Использование денег бизнеса и на личные нужды

Часто владелец бизнеса тратит деньги, полученные от клиентов, на личные нужды или рассчитывается за свои покупки бизнес-картой. В итоге деньги теряются и кажется, что их и не было. Получается, что бизнес работает, но ничего не приносит.

Как решить проблему:

1. Разделите денежные потоки: личные деньги и деньги бизнеса. Назначьте себе зарплату, как управляющему, и забирайте ее в определенные даты. Это снизит число транзакций, сделает учет понятным, а денежный поток — прогнозируемым.
2. Тратьте средства на собственные нужды с личной банковской карты.
3. Не забирайте дивиденды до подсчета финансового результата. Проверьте есть ли прибыль и хватит ли денег бизнесу на текущие нужды, прежде, чем сделать выплату.
4. Регулярно инкассируйте наличные на расчетный счет. Безналичные расчеты проще контролировать.

2. Отсутствие финансового планирования

И на старте бизнеса, и на этапе его роста и развития, планирование — главная задача финансиста. Пускать дело на самотек — плохая идея.

Как решить проблему:

Планируйте выплаты и поступления на 3-5 недель вперед. Заведите платежный календарь и старайтесь его придерживаться. Главная цель — спрогнозировать кассовый разрыв, когда нужно провести срочные платежи, а денег нет. Зная о проблеме заранее, можно ее предупредить.

Есть четыре финансовых источника:

• владелец бизнеса;
• банк (кредит, овердрафт);
• дебитор (контрагент, который должен вам деньги);
• товарный кредитор (поставщик, который может дать отсрочку).

Если вы платите поставщикам раньше срока, а с клиентов получаете платежи с задержками и не следите за дебиторкой — это приводит к хаосу и в платежах, и в делах.

3. Отсутствие подушки безопасности и низкая ликвидность

Ситуация на рынке изменчива, а экономика нестабильна. Если резерва денег совсем нет, то трудные времена бизнес может не пережить.Нормальная ликвидность поможет пережить 2–3 месяца при отсутствии спроса, не теряя оборотный капитал.

Как решить проблему:

Создайте резервный фонд, необходимый на несколько месяцев.

Если формировать резерв не из чего, можно открыть овердрафт. Тогда деньги можно будет взять только на тот период, когда они нужны. Открывать овердрафт нужно, пока у бизнеса все хорошо.

Запишитесь на онлайн-курс “Финансовый директор”. Расскажем, как выйти за рамки составления финансовой отчетности и стать инициатором качественных перемен в бизнесе.

Планы

4. Отсутствие планов на месяц, квартал, год вперед

Неопределенность в экономике растет, ситуация на рынке постоянно меняется, но планы нужны. В процессе планирования можно продумать работу на несколько периодов вперед и спрогнозировать, каким будет финансовый результат.

Как решить проблему:

При высоком уровне риска стоит заложить три возможных сценария развития событий:

• оптимистичный;
• реалистичный;
• пессимистичный.

Постарайтесь точнее определить планируемый объем продаж и изменение цен на основные ресурсы. Полученные суммы, ложатся в основу бюджета, по которому будет работать каждое подразделение и компания в целом. Поэтому в планировании бюджета принимают участие несколько отделов: закупки, продажи, финансы.

Скоординируйте работу отделов продаж и закупок . Если они взаимодействуют неслаженно, продукция не нужна покупателю. Чтобы реализовать продукцию, приходится замораживать оборотные средства в товаре или снижать цену, чтобы она была приемлемой для следующего покупателя.

5. Отсутствие план-фактного анализа

Собственнику важно сверить расчетные цифры с фактическими и понять, получилось выполнить план или нет. Если нет, то почему? Такое сопоставление данных и называется план-фактный анализ. Без него принять правильное управленческое решение — нереально, а учет не имеет смысла и нужен только службе статистики и налоговой.

Как решить проблему:

По итогам каждого месяца сверяйте факт с планом, пересматривайте отчеты и тщательно анализируйте их.

Делайте выводы: либо вы продолжаете двигаться по намеченному плану, либо исправляете ошибки и меняете цели.

Калибровка планов нужна каждый месяц. Со временем бизнес начинает двигаться точно в заданном направлении. Регулярный план-фактный анализ – залог успешной компании.

Учет и отчетность

6. Пробел в финансовой отчетности

Основных отчетов — три. Если один из них отсутствует — ошибку в учете найти очень сложно.

Как решить проблему:

У предприятия должны на постоянной основе формироваться три отчета:

• отчет о движении денежных средств (Сash-flow);
• отчет о прибылях и убытках (P&L);
• баланс.

Один раз в квартал эти отчеты сводить нужно обязательно, но лучше делать это каждый месяц. Вместе они образуют единую систему, которую легко сопоставить и понять, насколько финансовая отчетность корректна.

Чтобы упростить задачу, установите программу по ведению финансового учета.

7. Формирование отчетов с опозданием

Если отчеты составляют с задержкой, то сведения устаревают, а ценность информации падает. Кроме того, это говорит о плохо выстроенной системе учета на предприятии.

Как решить проблему:

Отчетность должна быть сформирована:

• за месяц — на 5–7-й день месяца, следующего за отчетным;
• за квартал – на 10–15-й день месяца, следующего за отчетным кварталом;
• за год – на 20–25-й день после окончания года.

Финансы — это не сложно. Есть азы, которые нужно знать. Есть учет, который нужно проводить. Есть бюджет, который нужно составлять. Хотите освоить эту науку? Пройдите видеокурс “Управление финансами”.

Риски

8. Некорректное соотношение постоянных и переменных расходов

Амортизация оборудования на производстве и оплата труда персонала – это расходы постоянные. Расходы на закупку сырья и материалов – переменные. Соотношение между этими расходами должно соответствовать динамике рынка и этапу развития бизнеса.

Как решить проблему:

Если рынок растет — повышайте постоянные расходы, а если падает, то переменные. В кризис важно избавиться от избыточных мощностей или не наращивать их изначально.

На старте бизнеса делайте ставку на переменные расходы . Если стартап не взлетит — потеряете время, но не деньги. Инвестировать в постоянные расходы разумно только после выхода на стабильный спрос.

Тогда путем снижения себестоимости можно захватить еще большую долю рынка. Если же компания решит перескочить через ступень органического роста и сразу инвестировать в новый рынок — проблемы неизбежны.

Старайтесь оттянуть крупные расходы : на покупку оборудования и расширение помещений для административного персонала. Собственные ресурсы необходимы, но только тогда, когда они полностью загружены. Для остального есть аутсорсинг, аренда, коворкинг.

9. Неоправданные риски при расширении бизнеса

Бывают оправданные риски, а бывают — глупые. Первые приносят положительный результат, вторые – отрицательный. При выходе на новые рынки риск присутствует всегда. Важно удостовериться, что он оправдан.

Грамотный финансист способен просчитать идею нового направления бизнеса и сказать, стоит вкладывать в нее время и деньги.

Как решить проблему:

Хороший управленец должен отсортировать оправданные риски, предугадать подводные камни и застраховать возможный ущерб.

Перед выходом на новый рынок нужно провести разведку и проанализировать полученную информацию, а уже потом планировать инвестиции.

Первый этап разведки — внутренний, цель — оценка готовности компании к новому рывку. Второй — внешний: исследование рынка, опрос специалистов, запуск пилотного проекта.

Разберитесь, как работает рынок изнутри, узнайте, какая продукция пользуются спросом, по какой цене. Подсчитайте, хватит ли емкости рынка, чтобы достичь ожидаемой прибыли.

10. Зависимость бизнеса от одного сотрудника, клиента, поставщика

Сотрудник, который делает основной объем продаж, контролирует большую часть закупок или производства, со временем начинает диктовать владельцу бизнеса свои условия.

Как решить проблему:

Избегайте концентрации большей части операций на одном сотруднике, клиенте или поставщике.

Делите зоны ответственности внутри предприятия, распределяйте функции по отделам, поддерживайте нормальную конкуренцию среди клиентов и поставщиков.

11. Передача налогового планирования на откуп бухгалтеру

Даже самый продвинутый бухгалтер, не склонен брать на себя лишние риски. Оптимизация налогов — не его функция.

Как решить проблему:

Самостоятельно просчитайте варианты налоговой оптимизации – как отдавать бюджету минимальную сумму в рамках закона. Чаще всего это касается выбора правильной системы налогообложения, вариантов трудоустройства персонала.

Налоговое планирование – это забота владельца бизнеса, финдира или налогового консультанта.

Персонал

12. Неквалифицированные сотрудники

В области финансового планирования один настоящий профи может заменить трех-четырех посредственных специалистов. Найти такого сотрудника сложно, но приложенные усилия себя оправдают.

Как решить проблему:

С помощью специальных программ и макросов можно автоматизировать рутинную работу и процесс формирования отчетов. Качество и технологии критично важны.

Хорошие финансисты должны думать быстро и аккуратно, иметь практические навыки, уметь работать на высокой скорости с минимальным количеством технических погрешностей.

Грамотно выстроенные процессы и автоматизация учета помогут повысить продуктивность работ. А настоящие специалисты своего дела переведут эту продуктивность на новый уровень.

13. Недооценка потенциала своего персонала

Часто владелец бизнеса не использует потенциал работников на полную мощность, потому что не подозревает о нем. Если вы ограничиваете функции бухгалтера сдачей бухгалтерской и налоговой отчетности, то он никогда не решится сам подготовить управленческую отчетность.

Любой сотрудник не будет выполнять лишнюю работу по собственной инициативе.

Как решить проблему:

Советуйтесь с работниками, возможно их просто нужно заинтересовать и проконтролировать, как они справятся с новыми задачами.

Запишите своего главбуха на онлайн-курс “Главный бухгалтер”. Этот курс предназначен для специалистов, которые хотят эффективно руководить бухгалтерией. Научим, как выстроить работу отдела, вырастить сильную команду и систематизировать бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность.

Что предпринимателю нужно знать о финансах, чтобы вести бизнес

Стартовать бизнес легко, а вот сохранить его, масштабировать и превратить в зрелую компанию удаётся не каждому.

И в этом важную роль играют знания о финансах бизнеса — разберём базовые понятия, которые помогут собственникам управлять ими правильно.

Анна Григорьева

Финансовый директор компании
«Нескучные финансы»

Деньги на расчётном
счету ≠ выручка

Некоторые предприниматели ведут бизнес в стиле «то густо, то пусто». Сначала на счетах много денег и компания чувствует себя уверенно: спокойно выплачивает зарплаты и дивиденды, модернизирует бизнес. А потом деньги резко заканчиваются и приходится их искать, чтобы оплатить хотя бы самое необходимое.

Обычно так происходит, когда предприниматели путают два понятия: деньги и выручка.

Деньги, которые поступили на расчетный счёт, становятся выручкой тогда, когда компания выполнила свои обязательства по ним.

Возьмём для примера дизайн-студию и заказчика, которому надо сделать сайт. Давайте определим, когда студия будет признавать выручку:

Выручку студия признает, когда полностью выполнит обязательства — сдаст сайт. Да, деньги в компанию поступили раньше, но можно считать, что заказчик просто разрешил подержать свои деньги на счетах компании.

Бизнес без финансового планирования напоминает американские горки

Можно вести бизнес «по факту» — как получится, так и получится. Но тогда придётся сталкиваться с неприятными сюрпризами: неоправдавшимися ожиданиями, кассовыми разрывами, стагнацией бизнеса без чётких задач.

Гораздо лучше работать, когда нужный результат организован при помощи финансового планирования.

Для этого нужно составить финансовую модель, определить сценарии развития компании, потом забюджетировать это и контролировать, чтобы бюджет исполнялся.

Для тех, кто ещё не планировал финансы, для начала лучше потренироваться на более простых, но эффективных инструментах: платёжном календаре и план-факте по прибыли.

Платёжный календарь

Это таблица с планируемыми поступлениями и выбытиями денег, которая в первую очередь нужна для того, чтобы не допускать кассовые разрывы. Составляем календарь на месяц или на неделю, проверяем, хватает ли денег — и если нет, то есть время, чтобы исправить ситуацию.

Подробнее о том, почему возникает кассовый разрыв и как бизнесу его избежать при помощи платёжного календаря, рассказали в этой статье.

План-факт по прибыли

Представляет собой мини-процесс по организации результата. Лучше всего начинать с планирования прибыли на месяц вперёд: сколько в компанию придёт выручки, какие расходы она понесет — а в конце месяца сравниваем план с фактом.

Первые несколько раз точность, скорее всего, будет низкой. Но со временем придёт понимание закономерностей, связи между действиями и результатом — и можно будет довести точность до 80% и выше.

Предпринимателю не стоит забирать себе всю чистую прибыль

Если в планах — построить успешную компанию, то следует понимать, что чистая прибыль принадлежит бизнесу и платить собственнику — это только одна из её функций.

Другие важные функции чистой прибыли — развитие компании и формирование резервного фонда. Если предприниматель забирает себе всю прибыль, бизнес будет стагнировать и жить в постоянном риске.

курс

Финансы
для предпринимателя

Узнать больше

• Получите необходимые знания для ведения собственного дела от выстраивания бизнес-процессов до управления капиталом
• За 1,5 месяца сможете выстроить чёткую финансовую стратегию бизнеса

Платить себе нужно по правилам

Обычно в бизнесе происходит так: у всех сотрудников есть зарплаты, которые выплачиваются два раза в месяц, предприниматель же распоряжается деньгами, как ему угодно.

Из-за этого бизнесмены рискуют впасть в одну из крайностей:

• брать себе слишком много. Особенно этим страдают собственники бизнесов, которым платят авансы или дают отсрочки. Денег в кассе много — почему бы не купить себе машину ¯_(ツ)_/¯

• бояться взять себе лишнюю копейку. Предприниматели берут себе самый минимум из страха навредить компании. В итоге живут хуже, чем могли бы, и недополучают мотивацию заниматься бизнесом.

Чтобы собственнику платить себе правильно, нужно осознать свои роли — и платить за каждую из них. В малом бизнесе ролей обычно две: собственник и генеральный директор.

Собственник получает дивиденды — это определённый процент от чистой прибыли, который рассчитывается в зависимости от того, сколько денег нужно вкладывать в развитие компании. Когда компания получает чистую прибыль, предприниматель берёт свой процент. Если не получает — значит, в этом месяце без дивидендов ?

Генеральный директор получает зарплату — ровно так же, как все остальные сотрудники. Бизнесмен назначает себе зарплату, которая соответствует рынку и которую может себе позволить компания, и ежемесячно выплачивает.

С таким подходом предприниматель берёт деньги не как придётся, а по чёткой системе.

Рост продаж может убить прибыль

Раскроем этот пункт через реальный пример из практики компании «Нескучные финансы».

Предприниматель занимался строительством бань: в роли бригадира управлял небольшой командой, которая выполняла 3‒5 заказов в месяц. У бизнесмена получалось выводить на себя по 300 000 ₽ ежемесячно.

Наш герой хорошо делал свою работу, по сарафану стало приходить много заказов — больше, чем бригада могла взять. И предприниматель решил делать бизнес: нанял администратора, сформировал несколько бригад, запустил сайт — и взял побольше заказов.

Выручка действительно полетела вверх. Вот только на себя он стал выводить не 300 000, а ничего.

Произошло это потому, что рост продаж практически всегда связан с дополнительными расходами: нужно больше зарплат и бонусов, кому-то надо склады дополнительные открывать и другое. А ещё бывает, что приходится снижать цены — раньше на малых объёмах можно было выбирать самые дорогие заказы, а теперь уже так не получится. В итоге одно накладывается на другое — прибыли нет.

Наш герой временно откатился назад, вернувшись на «самозанятость» и честно заработанные 300 000 ₽ в месяц. А потом уже с чувством, толком и расстановкой организовал нормальный бизнес, в котором продумал и этот момент.

Резюмируем

Деньги и выручка — это разные вещи. Деньги становятся выручкой, когда полностью выполнены обязательства по сделке.

Нужно планировать финансы. Базовый набор — это план-факт по прибыли и платёжный календарь. Уровень посложнее — финансовая модель и бюджет на год.

Собственнику не стоит думать, что чистая прибыль полностью принадлежит только ему. Она также должна идти на резервы и развитие компании.

Бизнесмену нужно платить себе в соответствии с ролями: зарплату генерального директора и дивиденды собственника.

Не стоит гнаться за ростом продаж ⟶ может снизиться прибыль.

Читать также

Как финансисту организовать удалёнку: инструменты и техники, которые облегчат работу

Почему предприниматели неправильно считают прибыль и как это делать корректно

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник https://www.forbes.ru/karera-i-svoy-biznes/341283-plan-b-kak-razdelit-lichnye-finansy-i-dengi-biznesa

Источник https://www.klerk.ru/blogs/l-a-b-a/515638/

Источник https://netology.ru/blog/09-2021-finansy-dlya-predprinimatelya