Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

 

Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту , или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность , но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

• оплату поставщикам;
• покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
• оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
• командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

• личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
• крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
• выплата зарплаты и дивидендов;
• передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

• кассовый и/или товарный чек;
• накладная;
• акт;
• договор на оказание услуг или поставку;
• бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами , а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей .

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных . Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Корпоративная банковская карта

Бизнесмены придумали, как лучше контролировать финансы организации и значительно упростить расход денег в своей компании — как для руководителя, так и для его подчиненных. Поможет это сделать корпоративная банковская карта. Вместе с адвокатом АБ «Лапицкий и партнеры» Еленой Зиминой рассказываем, что это такое и зачем она нужна.

Кому и зачем необходима корпоративная карта

— Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт. Она позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью организации, — объясняет Елена.

По словам эксперта, такой продукт представляет собой более современный вариант выдачи денег под отчет. Он, действительно, удобнее и для компании, и для сотрудника. Не нужно совершать лишних телодвижений, заполнять какие-то бумажки:

— Средства на карте — это деньги самой компании. При использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

Оформление корпоративных карт для компании

Как отмечает Зимина, оформлением корпоративных карт занимаются банки. Делают они это на основании соответствующего заявления от руководителя организации. Такой порядок прописан в положении ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»

— Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа, — делится наша собеседница. — Именно поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих счетов в том или ином банке. Без действующего счета получить карту невозможно.

Открывая счет под корпоративную карту к заявлению об его открытии от имени организации, как правило, прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Могут быть и другие документы — более конкретный список устанавливают в финансовой организации.

Корпоративная карта

Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.

Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.

Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.

Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.

С корпоративной картой:

Проще контролировать расходы — руководитель может установить лимит, например, выделить на канцтовары 50 000 ₽ в месяц. Потратить больше этой суммы сотрудники не смогут.

К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».

Именные и неименные карты. Именную карту выдают конкретному сотруднику, например, директору или бухгалтеру. Именно он отвечает за расходы по карте, даже если передал ее другому сотруднику. Ответственность сотрудника прописывают в локальном документе — его пишут в свободной форме.

Неименную карту может использовать любой сотрудник. Ее оформляют, если одну карту поочередно используют несколько человек. Список сотрудников и порядок пользования картой закрепляют отдельным приказом. Сотрудники должны ознакомиться с документом и подписать его.

Дебетовые и кредитные карты. Корпоративные карты могут быть дебетовые, дебетовые с кредитным лимитом и кредитные. С дебетовой карты можно списать деньги организации, а с кредитной — деньги банка. Дебетовая карта с кредитным лимитом — карта с деньгами организации, но если денег на счете недостаточно, компания берет заем в рамках лимита, установленного банком. Рублевые и валютные карты. Бизнес-карту можно выпустить рублевой или валютной. Обычно валютную карту оформляют для сотрудников, которые ездят в зарубежные командировки.

С помощью корпоративной карты можно совершать различные платежные операции.

Оплачивать безналом — это основное предназначение банковской карты, ей можно расплатиться за товары и услуги. Руководитель может установить разовый, ежедневный или месячный лимиты на расходы по карте.

Снимать наличны е можно также в пределах установленного лимита. Но если часто снимать деньги или снимать большие суммы — это может насторожить налоговую и инициировать внеплановую проверку. Центробанк рекомендует поставить лимит на снятие наличных — до 100 000 ₽ в день.

Еще нужно следить, чтобы с корпоративной карты за неделю не снималось более 30% оборота по банковскому счету. Если снимать больше — это тоже вызовет подозрение у налоговой.

Расплачиваться картой за рубежом . Для этого необязательно получать валютную карту. Сотрудник в загранкомандировке может воспользоваться рублевой — деньги конвертируют по курсу банка.

Покупать в интернете . С помощью корпоративной карты можно оплачивать покупки в интернете. Например, заказать канцелярские принадлежности на маркетплейсе или оплатить визуальные материалы для контента в социальных сетях.

Переводить деньги на другие карты , например, чтобы оплатить услуги подрядчика. При переводе денег на другие карты желательно писать назначение платежа и не превышать лимита, установленного банком.

Источник https://www.klerk.ru/blogs/akbars/510927/

Источник https://www.kp.ru/putevoditel/biznes/korporativnaya-bankovskaya-karta/

Источник https://life.akbars.ru/b/korporativnaya-karta/1